Archiwizacja dokumentacji księgowej – prawidłowa archiwizacja dokumentów

W każdej firmie, bez względu na rodzaj i zakres prowadzonej działalności oraz to, ilu pracowników zatrudnia, kluczową rolę odgrywa prawidłowe archiwizowanie dokumentacji księgowej. Pozwoli to zapobiec na przykład problemom z urzędem skarbowym, ZUS-em i innymi instytucjami. Z naszego artykułu dowiesz się, jakie są zasady archiwizacji dokumentów, w tym pod kątem sposobu i terminów ich przechowywania.

Co obejmuje dokumentacja księgowa w firmie?

W każdej firmie istnieje konieczność dokonywania zapisów księgowych. To bardzo szeroka kategoria, która obejmuje między innymi te dokumenty, które służą do potwierdzania zrealizowanych operacji, na przykład sprzedaży towarów, oraz do poświadczania aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Prawidłowe rozliczanie transakcji realizowanych w firmie często wymaga wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi, na przykład klientowi. Obejmuje to w szczególności fakturę sprzedaży, w tym z VAT czy bez VAT, bądź paragon albo notę księgową. Może też zaistnieć potrzeba wystawienia dokumentów korygujących, na przykład wówczas, gdy nabywca dokonał zwrotu części zamówienia.

Dowody księgowe mogą dotyczyć również różnego rodzaju ewidencji, na przykład środków trwałych czy przebiegu pojazdów wykorzystywanych na potrzeby przedsiębiorstwa. Takie dowody są też potrzebne w przypadku:

• rozliczeń podatkowych prowadzonych w formie KPiR (księgi przychodów i rozchodów) czy księgi rachunkowej;
• dokumentów inwentaryzacyjnych;
• dokumentów przekazanych do ZUS, w tym imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących i rozliczeniowych.

Dokumenty rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, które mają złożony charakter. Trudno jest nad nimi zapanować, szczególnie gdy zatrudnia się wielu pracowników. Dlatego podczas zarządzania firmą trzeba znać podstawowe zasady prawidłowej archiwizacji dokumentów.

Przeczytaj także: System archiwizacji dla dokumentów bankowych – jaki program wybrać?

Dlaczego warto wiedzieć, jak prawidłowo przechowywać dokumenty w firmie i jakie są terminy przechowywania dokumentacji?

Jeśli prowadzisz firmę, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej czy podatkowej to Twój obowiązek. Dzięki racjonalnemu zarządzaniu fakturami, rachunkami i ewidencjami będziesz działał zgodnie z przepisami prawa i nie narazisz się na dotkliwe kary grzywny, które mogą wynieść nawet kilkaset tysięcy czy kilka milionów złotych.

Znajomość zasad i terminów przechowywania dokumentacji księgowej pozwoli Ci uporządkować i usprawnić jej obieg w swojej firmie. Dzięki regularnej likwidacji dokumentów sprawisz, że niepotrzebne druki nie będą już zajmowały dodatkowego miejsca. Poza tym zapewnisz łatwy dostęp do wszelkich dowodów księgowych, co usprawni realizację procesów biznesowych.

Nie można też zapomnieć o kwestiach związanych z bezpieczeństwem. Zasób dokumentów wytworzonych w organizacji podlega szczególnej ochronie z uwagi na to, że zawiera wiele informacji i danych, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce.

Jakie rozporządzenia i ustawy regulują przepisy dotyczące archiwizowania dokumentów kadrowych czy podatkowych?

Aby zadbać o prawidłowy termin i miejsce przechowywania dokumentów firmowych, kieruj się przepisami zawartymi w:

• rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej;
• ustawie o rachunkowości (z dnia 29 września 1004 r.);
• kodeksie pracy (z dnia 26 czerwca 1974 r.);
• ordynacji podatkowej (z dnia 29 sierpnia 1997 r.).

Istotne są również uregulowania zawarte w RODO, czyli w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, a także w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jest w niej mowa między innymi o sposobie postępowania z dokumentacją pracowniczą w przypadku likwidacji przedsiębiorstwa.

Przeczytaj także: Elektroniczne akta osobowe pracownika vs. tradycyjne

Jak wygląda poprawna archiwizacja dokumentów księgowych?

Od tego, czy będziesz wiedział, jakie jest poprawne miejsce i prawidłowy termin przechowywania dokumentów podatkowych czy pracowniczych, może zależeć sprawność, efektywność i bezpieczeństwo działania Twojej firmy. Dlatego zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi tego tematu.👇

Jaki jest okres przechowywania dokumentów księgowych?

Dokumenty dotyczące rozliczeń z kontrahentami oraz ewidencje należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Faktury wystawione na przykład w 2020 r. trzeba więc archiwizować do końca 2026 r. – wtedy upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Okres 5 lat dotyczy nie tylko dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych, ale również rozliczeń z ZUS. Zastąpił on poprzedni, 10-letni okres przechowywania, który obowiązywał względem dokumentów przekazanych do ZUS do 29 grudnia 2011 r.

Z kolei okres przechowywania dokumentów pracowniczych, obejmujących na przykład imienne listy płac czy karty ewidencji czasu pracy, wynosi standardowo 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia w danym miejscu. W przypadku jednak osób, z którymi nawiązano stosunek pracy w 2019 r. i w kolejnych latach, nastąpiło skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat.

Gdzie należy przechowywać dokumenty inwentaryzacyjne czy kadrowe?

W przypadku oryginałów dokumentów możesz je przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli wybierzesz tę pierwszą, trzeba zadbać o wydzielenie miejsca, do którego będą miały łatwy dostęp osoby odpowiedzialne za zarządzanie przedsiębiorstwem i za sprawy kadrowe. Takie miejsce powinno być pozbawione wilgoci i odpowiednio zabezpieczone, na przykład zamkiem elektronicznym. Sporym problemem może być jednak to, że nie w każdej firmie istnieje na tyle dużo przestrzeni, aby można je było wyodrębnić.

Podstawowe zasady archiwizacji druków podatkowych, kadrowych czy inwentaryzacyjnych i pozostałych dokumentów firmowych

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów warto przechowywać w porządku chronologicznym i pogrupować. Możesz je podzielić ze względu na:

• rodzaj rozliczeń – dowody sprzedaży i zakupu, akta pracownicze, dokumenty inwentaryzacyjne itp.;
• okres przechowywania, czyli 5, 10 oraz 50 lat.

Warto ujednolicić przyjęte przez jednostkę zasady, aby w całej organizacji, na wszystkich szczeblach zarządzania, były one identyczne. Możesz spisać wytyczne o archiwizowaniu dokumentacji i sposobie jej niszczenia i przekazać je wszystkim pracownikom.

Czy archiwizacja dokumentów firmowych w formie elektronicznej to dobry pomysł?

Zdecydowanie tak – elektroniczna archiwizacja to niezwykle wygodny i bezpieczny sposób zarządzania dokumentacją firmową. Poniżej, lista zalet tego rozwiązania:

• Nadzorowanie dokumentacji w systemie – system pozwala na śledzenie dokumentów kadrowych i określanie fizycznego miejsca ich przechowywania.
• Digitalizacja z informacją o lokalizacji – dodanie szczegółów lokalizacyjnych w wersji cyfrowej usprawnia identyfikację dokumentów i pomaga efektywniej zarządzać przestrzenią biurową.
• Oszczędność czasu dla pracowników – cyfrowa organizacja dokumentacji redukuje czas potrzebny na wyszukiwanie dokumentów, umożliwiając koncentrację na bardziej wartościowych zadaniach.
• Prosta i intuicyjna obsługa – ułatwia przekształcanie dokumentów na wersje cyfrowe i ich organizację.

Polecamy także system zarządzania umowami, który będzie idealnym dopełnieniem do archiwizacji. Taki program umożliwia szybki dostęp do kluczowych dokumentów, nawet zdalnie. Umożliwia również łatwą kategoryzację umów, co przyspiesza ich organizację. Oferuje pełną kontrolę nad dokumentacją, w tym procesami związanymi z jej niszczeniem. Zgodność z przepisami prawa ułatwia ustalenie terminów przechowywania dokumentów, bez konieczności przeszukiwania aktów prawnych. Zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, chroniąc dokumenty przed uszkodzeniami, takimi jak pożar.

Warto wybrać usługi w zakresie przechowywania dokumentów świadczone przez zewnętrznego dostawcę, gdyż dzięki temu nie musisz w obrębie swojej firmy wydzielać miejsca wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Cyfrowe archiwum ma wiele dodatkowych funkcji, które ułatwią bieżącą działalność. Możesz na przykład monitorować dni od wydania dokumentów księgowych, stosować podpisy elektroniczne, zarówno kwalifikowane, jak i niekwalifikowane, a także stworzyć zapasową dokumentację księgową w formie elektronicznej.

System cyfrowy ma ponadto pozytywny wpływ na środowisko naturalne, gdyż nie musisz każdego miesiąca generować sterty dokumentów papierowych. Przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej warto więc zastosować nie tylko ze względów użytkowych czy bezpieczeństwa, ale też ekologicznych.

Chcesz usprawnić procesy biznesowe w swojej firmie? Wszelkie związane z ich prowadzeniem dokumenty możesz gromadzić, archiwizować i niszczyć w ramach jednego systemu. Nie tracisz czasu w związku z obsługą i prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przewidzianego w przepisach prawa. Moduł cyfrowy to idealny sposób na przechowanie i zabezpieczenie dokumentów firmowych.