Archiwum elektroniczne w produkcji. Wersja, rewizja i ścieżka akceptacji

Archiwum elektroniczne to świetna alternatywa dla dokumentacji w formie papierowej. Nie zajmuje niepotrzebnego miejsca, a także pozwala łatwo i szybko wyszukiwać niezbędne pliki, nawet gdy znajdujesz się poza siedzibą firmy. Warto je zastosować między innymi w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Z naszego artykułu dowiesz się, jakie e-archiwum to najlepszy wybór w takim przedsiębiorstwie oraz jak wyglądają kwestie związane z rewizją oraz ścieżką akceptacji dokumentów w jego ramach.

Jak działa  archiwum elektroniczne w produkcji?

Elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia wygodne i elastyczne zarządzanie aktami w firmie produkcyjnej. Za jego pomocą możesz zeskanować i umieścić w centralnym rejestrze, a następnie przetwarzać wiele typów dokumentów, zawierających na przykład dane kadrowe, podatkowe czy inwentaryzacyjne. Wszystko odbywa się w środowisku cyfrowym.

Dlaczego w firmie produkcyjnej warto postawić na cyfrowy obieg dokumentów?

Dzięki e-archiwum możesz zrezygnować z wersji papierowej dokumentów. Generuje to liczne korzyści.

• Oszczędność miejsca – nie trzeba wydzielać osobnego pomieszczenia w celu przechowywania dokumentów w postaci papierowej.
• Ochrona środowiska – mniej papieru to działanie na rzecz ekologii.
• Łatwy dostęp do danych w dowolnym momencie i czasie – wystarczy komputer czy telefon z obsługą internetu.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa informacji – dzięki odpowiednim zabezpieczeniom nie ma ryzyka kradzieży dokumentów lub uzyskania wglądu do danych osobowych ze strony nieuprawnionych osób. Nie musisz również martwić się o to, że ważne dokumenty ulegną zniszczeniu w pożarze.

Ponadto elektronicznie przechowywane dokumenty zapewnią pełną kontrolę nad dokumentacją. E-archiwum to doskonały sposób na usprawnienie procesów realizowanych w obszarze produkcji.

Jak przechowywać dokumenty księgowe lub inwentaryzacyjne w firmie produkcyjnej?

Bez względu na to, jaką ilość dokumentów generuje Twoja firma, lepszym rozwiązaniem jest system elektroniczny. Umożliwia prowadzenie archiwum bez utraty cennego czasu i miejsca. Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej są zawsze łatwo dostępne. Ma to duże znaczenie dla usprawnienia ich obiegu, w tym podczas procesu ich rewizji w projektach realizowanych w firmie produkcyjnej.

Jakie funkcje powinien mieć system elektronicznego obiegu dokumentów?

Aby przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej było efektywne, potrzebny jest system, który umożliwia kompleksowe prowadzenie akt. Powinien on umożliwić ich wygodne skanowanie i gromadzenie w jednym miejscu, a także sortowanie czy niszczenie.

Zarządzanie dokumentami – rejestrowanie, sortowanie, katalogowanie

Najlepsze cyfrowe archiwum pozwala szybko wprowadzać dokumenty do rejestru. Może to odbywać się poprzez ich skanowanie czy integrację z zewnętrznymi systemami, na przykład tymi, którymi dysponują pozostali uczestnicy łańcucha logistycznego (dostawcy komponentów produkcyjnych, firmy transportowe, detaliści).

Dzięki elektronicznemu archiwum dokumenty można również posortować i skatalogować przy wzięciu pod uwagę różnych filtrów. Możesz je uporządkować tak, jak jest Ci najwygodniej, zarówno chronologicznie, jak i pod kątem poszczególnych rodzajów dokumentów (kadrowych, podatkowych, faktur itp.).

Automatyczne archiwum pozwala też archiwizować dokumenty. Dzięki niemu łatwiej wypełnisz wymogi stawiane przez przepisy prawa w odniesieniu do czasu, przez który dokumenty muszą być przechowywane w firmie. Jest to zwykle 5 lat. Taki okres dotyczy zarówno dokumentów przychodowych i kosztowych, jak i inwentaryzacyjnych czy rozliczeniowych z ZUS. Z kolei w przypadku dokumentów kadrowych jest to 10 lub 50 lat.

Łatwe udostępnianie dokumentów

Dzięki cyfrowemu archiwum istnieje możliwość przechowywania skanów dokumentów w centralnym rejestrze. Znajdują się w jednym miejscu, co sprzyja efektywnej organizacji akt i umożliwia szybki wgląd do nich przez osoby uprawnione, w tym przez:

• osoby zarządzające firmą oraz kierowników poszczególnych szczebli;
• księgowych;
• osoby zajmujące się kontrolą działania firmy.

E-archiwum znacznie ułatwi obieg dokumentów, gdyż zapewnia dostęp do nich online. Nie ma potrzeby wertowania sterty akt, aby odnaleźć ten plik, którego się aktualnie poszukuje. To znaczna oszczędność czasu i usprawnienie funkcjonowania firmy produkcyjnej.

Polecany artykuł: Elektroniczne akta osobowe pracownika vs. tradycyjne

Kontrolowanie dokumentów dotyczących pracowników czy kontrahentów

W informatycznym archiwum znajduje się opcja wyszukiwania dokumentów pod kątem określonych filtrów, na przykład daty. Ułatwia to kontrolę akt, dzięki czemu można przyspieszyć ich obieg w firmie produkcyjnej oraz zapewnić zgodność z przepisami prawa wydanymi zarówno w Polsce, jak i w UE (przepisy podatkowe, RODO itp.).

Archiwum elektroniczne w prodkcji – usuwanie dokumentów

To bardzo przydatna funkcja, która pozwala na niszczenie dokumentów na podstawie okresu, jaki upłynął od ich wytworzenia (5, 10 czy 50 lat). Przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej po tym okresie nie jest wymagane. Dzięki elektronicznemu archiwum można ją wygodnie i bezpiecznie usunąć. Odbywa się to automatycznie, bez potrzeby ingerencji ze strony użytkownika, co pozwoli zachować porządek w aktach.

Jaki system archiwizacji zapewni najlepszy dostęp do dokumentów w formie elektronicznej?

Najlepiej przekazać dokumenty do archiwum elektronicznego, które:

• można łatwo zintegrować z innymi systemami, zarówno wewnętrznymi, jak CRM, jak również zewnętrznymi;
• jest skalowalne, a więc można je dostosować do potrzeb mniejszej i większej firmy produkcyjnej;
• wyposażono w wiele przydatnych funkcji, na przykład w zapisywanie plików we wszystkich popularnych formatach, tworzenie szablonów czy automatyczne uzupełnianie metadanych.

Warto postawić na rozwiązania oferowane przez dostawcę, który kompleksowo pomaga firmom produkcyjnym. Przykładem jest nasza firma Nicesoft, która poza e-archiwum oferuje również system monitorowania czasu pracy czy kontroli dostępu.

Wybrane aspekty zarządzania dokumentami w archiwum cyfrowym w produkcji

Eliminacja dokumentów papierowych w firmie produkcyjnej jest szczególnie ważna. Dzięki niej można znacząco usprawnić ich rewizję oraz ścieżkę akceptacji.

Efektywna rewizja dokumentacji w ramach archiwizacji dokumentów

E-archiwum pozwala automatycznie rejestrować wszelkie zmiany w dokumentacji oraz udostępnić je zainteresowanym osobom, na przykład członkom zespołów projektowych. Umożliwi to szybsze przeglądanie i analizowanie materiałów, co znacznie ułatwi porównywanie właściwości projektów przed i po zmianach. Jest to niezbędne do:

• wprowadzania kluczowych modyfikacji podczas realizacji zadań;
• usprawniania procesów w firmie produkcyjnej;
• przeprowadzania audytów.

Rewizja dokumentacji jest możliwa z dowolnego miejsca. Znacznie ułatwi to współpracę na poziomie międzynarodowym, gdy w projektach biorą udział specjaliści z różnych krajów.

Warto przeczytać: System archiwizacji dla dokumentów bankowych – jaki program wybrać?

Ścieżka akceptacji dokumentów w firmie produkcyjnej

E-archiwum ułatwi workflow, czyli przepływ informacji. Dotyczy to nie tylko obszaru produkcji, ale również innych sfer działalności firmy (zaopatrzenie, dystrybucja, obsługa klienta), a nawet całego łańcucha dostaw. Dzięki takiemu systemowi możesz wygodnie konfigurować ścieżkę akceptacji dokumentacji pod kątem określonych parametrów i osób decyzyjnych biorących udział w danym procesie.

Za pomocą elektronicznego archiwum możesz:

• nadawać uprawnienia poszczególnym pracownikom i określać ich rolę w zarządzaniu dokumentacją;
• na bieżąco wprowadzać niezbędne modyfikacje w ramach ścieżki akceptacji.

Taką ścieżkę możesz określić oddzielnie dla każdego procesu, a nawet typu dokumentu. Zapewni to tak potrzebną podczas funkcjonowania firmy produkcyjnej elastyczność.

Na koniec jeszcze raz podkreślmy: dzięki elektronicznemu archiwum użytkownicy mogą zrezygnować z wersji papierowej dokumentów. Efektem są znaczne korzyści w obszarze produkcji, w tym w zakresie rewizji dokumentów oraz ścieżki ich akceptacji.