Czterodniowy tydzień pracy to gorący temat, który od wielu miesięcy wzbudza kontrowersje wśród pracodawców i dyskusje pomiędzy pracownikami. Założenia nowych przepisów są znane, ale nie wiadomo, kiedy ostatecznie wejdą w życie. Istnieje szansa, że projekt ustawy ujrzy światło dzienne wiosną 2025 roku, choć wciąż nie do końca wiadomo, czy najpierw będzie to 35-godzinny tydzień pracy i następnie czterodniowy tydzień pracy, czy od razu wszystkie piątki będą ustawowo wolne. Jak ta rewolucyjna zmiana przepisów wpłynie na działalność przedsiębiorstw i czy firmy powinny się do tego wcześniej specjalnie przygotować?
Wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy w Polsce – czy możemy wzorować się na innych krajach?
W ciągu ostatnich kilku lat kilka krajów na całym świecie, w tym Japonia, Nowa Zelandia, Hiszpania czy Islandia, testowało czterodniowy tydzień pracy, obserwując pozytywne efekty w zakresie zadowolenia, ale również operatywności pracowników. Microsoft wprowadził ten model w swoich japońskich biurach – tam krótszy tydzień pracy zwiększył efektywność aż o 40%. Islandia monitorowała pracowników pracujących w zmniejszonym wymiarze godzin w sektorze publicznym i uznała to przedsięwzięcie za sukces. Pilotażowe skrócenie tygodnia pracy do 4 dni w latach 2015 – 2019 objęło ponad 2500 pracowników. Wydajność wzrosła, a uczestnicy programu zwracali uwagę na poprawę równowagi między życiem zawodowym i prywatnym.
W Polsce również pojawiają się pierwsze nieśmiałe inicjatywy w tym zakresie. W firmach Herbapol, Spadiora i Senuto wprowadzono czterodniowy tydzień pracy. Od 1 lipca 2024 roku trwa pilotaż modelu 7-godzinnego dnia pracy w Urzędzie Miasta w Lesznie, a od 1 września – w Urzędzie Miasta we Włocławku. Urzędnicy pracują krócej, ale nadal są dostępni dla mieszkańców od poniedziałku do piątku.
Przeczytaj także: Skuteczne metody Backup w firmie. Praktyczny przewodnik Acronis
Krótszy wymiar czasu pracy z perspektywy pracownika – jakie są zauważalne korzyści?
Nawet te stosunkowo nieliczne przykłady pokazują, że mniej godzin spędzonych w pracy prowadzi do wzrostu produktywności. Dowody na poparcie tej tezy znaleźć można zarówno w wynikach badań, jak i w subiektywnych obserwacjach. Kraje z krótszym przeciętnym tygodniem pracy, na przykład Niemcy i Holandia, mają ogólnie wyższą produktywność na godzinę w porównaniu do państw, gdzie ludzie pracują dłużej, przykładowo w Grecji czy w Meksyku.
Obecne normy nie odpowiadają potrzebom pracowników, a pracodawcy i ustawodawcy muszą dostosować się do ich oczekiwań, aby uniknąć problemów związanych z wypaleniem zawodowym czy spadkiem efektywności. Koncepcja czterodniowego tygodnia pracy daje pracownikom więcej czasu na rozwój osobisty lub kontakty z bliskimi. To z pewnością przyczyni się do mniejszej liczby wypaleń zawodowych i absencji, związanych z przemęczeniem i narastającą frustracją.
Wizja rozpoczęcia weekendu już w czwartek symbolizuje również zmianę podejścia na rynku pracy. Projekty skupione na idei work-life-balance będą pomocne w pozyskiwaniu nowych pracowników, zachęconych dodatkowym dniem wolnym lub krótszą o godzinę zmianą dzienną. W najbliższej przyszłości może się okazać, że ten dodatkowy benefit będzie prawdziwym asem w rękawie dla przedsiębiorstw planujących wzrost zatrudnienia.
35 godzin tygodniowo czy 7 godzin dziennie? Który model ma szanse powodzenia w Polsce?
Przestarzały model 8-godzinnego dnia pracy, sięgający korzeniami jeszcze do przełomu XIX i XX wieku, gdy produktywność była ściśle związana z pracą fizyczną, już od dawna nie ma sensu w wielu branżach. W środowiskach biurowych i w zawodach kreatywnych wartość pracy wynika bardziej z jej jakości niż długości. Wbrew pozorom skrócenie tygodnia pracy do czterech dni może też działać motywująco – pracownicy wiedzą, że mają mniej czasu na realizację zadań, a to zwiększa zaangażowanie, skupienie i efektywność.
Wzrost popularności pracy hybrydowej i zdalnej sprawił, że pracownicy coraz częściej oczekują od pracodawców przede wszystkim większej elastyczności zatrudnienia. Większość osób postrzega dopasowane godziny pracy jako czynnik pozytywnie wpływający na jakość ich życia, a niemal jedna trzecia zauważa poprawę jeśli chodzi o swoje zdrowie psychiczne. Zaoferowanie elastycznego czasu pracy stało się skutecznym sposobem na przyciąganie oraz zatrzymywanie utalentowanych specjalistów i będzie miało rosnące znaczenie zarówno dla obecnych, jak i przyszłych kadr.
Problemy z 4-dniowym systemem pracy – z czym zmierzą się pracownicy i pracodawcy?
Oczywiście model czterodniowego tygodnia pracy nie sprawdzi się w każdym sektorze. Niektóre zawody wymagają obecności 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu – nowy system wydaje się niemożliwy do wdrożenia tam, gdzie obecnie powszechnie stosowane są dyżury dwunastogodzinne. Zmiana rytmu pracy w zawodach wymagających szczególnego zaangażowania byłaby ogromnym wyzwaniem organizacyjnym. Policja, służba zdrowia, transport publiczny, straż pożarna czy wodociągi i oczyszczalnie wody służą całemu społeczeństwu i muszą funkcjonować bez przerwy.
Z kolei zawody, które wymagają więcej czasu na realizację zadań, mają ściśle określoną specyfikę pracy, więc nowe reguły zatrudnienia mogą zmusić pracodawców do wypłacania wyższych wynagrodzeń za nadgodziny lub zatrudniania dodatkowych pracowników, aby pokryć braki kadrowe. Ostatecznie zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania muszą powstać na drodze rozsądnych kompromisów. Już teraz wiadomo, że niosą za sobą ryzyko wyższych kosztów dla pracodawców, dlatego też w wielu branżach daje się zauważyć mocno sceptyczne podejście do nadciągającej rewolucji.
Jak przygotować się na krótszy czas pracy? Rozwiązania dla firm i instytucji
Dotychczasowe badania i zgromadzone dzięki pilotażowym programom dane dowodzą, że sednem sprawy jest zadbanie o dobre samopoczucie pracowników, które wpływa na ich zaangażowanie, morale i produktywność. Można to również osiągnąć na inne sposoby, między innymi inwestując w nowoczesne systemy zarządzania jakością i monitorowania czasy pracy, a także korzystając z rozwoju AI.
Pomoc sztucznej inteligencji przyspieszy analizę danych czy tworzenie treści, uwalniając czas pracowników na bardziej kreatywne lub strategiczne zadania. Nowoczesne systemy CRM i ERP umożliwią lepszą organizację pracy i eliminację ręcznych, czasochłonnych działań. Zarządzanie jakością w firmie wkroczy na zupełnie nowy poziom dzięki rozwiązaniom pomagającym znacznie uprościć i uporządkować codzienne zadania. Rozwój technologii informatycznych oraz oprogramowania dedykowanego do zarządzania jakością zdejmą z pracowników ciężar rutynowych obowiązków i schematycznych zadań. Do wprowadzenia takich zmian nie potrzeba prawnych regulacji – tutaj warto wybiegać w przyszłość już teraz.
Quality Management System w praktyce – czym jest zarządzanie jakością w firmie?
System Zarządzania Jakością (SZJ) to zestaw norm, procedur i procesów, którego celem jest zagwarantowanie najwyższej jakości produktów lub usług oferowanych przez przedsiębiorstwo bądź instytucję. Stanowi uporządkowaną strukturę obejmującą dokumentację, zasady działania, politykę firmy, metody zarządzania zespołem, standardy bezpieczeństwa, procesy audytowe, zarządzanie ryzykiem, a także działania korygujące i zapobiegawcze (CAPA – Corrective and Preventive Actions).
Jedną z głównych zalet systemu zarządzania jakością (QMS) jest centralizacja danych i dokumentacji. Wszystkie informacje dotyczące jakości są gromadzone w jednym miejscu, co ułatwia dostęp, organizację i zwiększa efektywność pracy. QMS redukuje ryzyko błędów i duplikacji, a automatyzacja procesów, takich jak powiadomienia o przeglądach czy szkoleniach, usprawnia zarządzanie jakością. Automatyzuje również rutynowe zadania – zarządzanie dokumentami, śledzenie niezgodności czy planowanie audytów.
Polecany artykuł: Zarządzanie czasem pracy w dziale logistyki – rób to skutecznie
Wyższe standardy pracy w firmie dzięki nowoczesnym rozwiązaniom – podsumowanie
Nowy czas pracy w Polsce ma w zamyśle obowiązywać najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku. Czy ten system zadziała w Polsce? Tak, pod warunkiem wypracowania rozsądnych zapisów ustawy. To, że ostateczna treść nowych zapisów w Kodeksie pracy nie powstanie natychmiast i nie wejdzie w życie już z początkiem 2025 roku ma swoje dobre strony. Większy bufor czasowy pozwoli firmom przygotować się na zmianę modelu zatrudnienia i wdrożyć odpowiednie rozwiązania, między innymi dotyczące rejestracji czasu pracy i systemów zarządzania jakością.
Efektywne zarządzanie czasem pracy oraz dokładne monitorowanie czasu pracy pracowników pozwolą na optymalne wykorzystanie zasobów, wspierając przedsiębiorstwa w zarządzaniu personelem i procesami produkcyjnymi. Niezależnie od nadchodzących zmian w godzinowym modelu zatrudnienia, nowoczesne rozwiązania warto wdrażać już teraz, tym bardziej, że oprogramowanie można zintegrować z innymi systemami biznesowymi i zyskać pełną kontrolę nad różnymi obszarami działalności firmy.