Krocząca w szybkim tempie rewolucja w świecie cyfryzacji od kilkudziesięciu lat pomaga nam w każdej dziedzinie życia związanej z zapisem danych i informacji. Rozwiązania cyfrowe przetestowane i sprawdzone w boju trafiają tam, gdzie korzyść z ich wdrożenia jest największa. Globalne korporacje, wielkie koncerny zatrudniające tysiące ludzi oraz instytucje publiczne – w ich środowisku od zawsze istniała potrzeba bezpiecznego i usystematyzowanego gromadzenia dokumentacji. Współcześnie są największymi beneficjentami zmian, które przez ostatnie kilka lat nabrały rozpędu i dostały zielone światło od prawodawców.
E-akta osobowe, czyli możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej, zdobywają coraz większą popularność wśród pracodawców. Dzięki elektronicznej dokumentacji można zaoszczędzić miejsce konieczne na akta w formie papierowej, ale przede wszystkim ujednolicić działania w ramach jednego, komplementarnego systemu. Czy digitalizacja akt osobowych opłaci się każdemu i jakich korzyści dla pracowników i zleceniobiorców można się spodziewać po jej zastosowaniu? Zobaczmy, jak to działa w praktyce.
Polecamy także: Korzyści z wdrożenia CRM Creatio w interakcji z klientami
Elektroniczne akta osobowe – co zyskują przedsiębiorca i pracownik firmy?
Trudno zaprzeczyć temu, że rola dokumentacji elektronicznej w ostatnich latach wzrosła skokowo. Po części jest to efekt światowej pandemii COVID-19 i związanej z nią pracy zdalnej, która pozostawiła po sobie trwałe zmiany w bardzo wielu dziedzinach życia. Jedną z nich jest większe zaufanie do rozwiązań cyfrowych w odniesieniu do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Bez wątpienia to rozwiązanie o wiele bardziej efektywne i trwalsze niż tradycyjne archiwa papierowe. Dane w formie elektronicznej można dowolnie segregować oraz kategoryzować. Z punktu widzenia samych pracowników o wiele łatwiej jest je przeglądać i przeszukiwać w razie potrzeby.
Głównym atutem e-dokumentacji jest niewielki koszt operacyjny. Po początkowym wydatku związanym z wdrożeniem i zewnętrznym wsparciem technicznym, działanie systemu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej w zasadzie nie generuje wydatków. Mało tego, często umożliwia zmniejszenie kosztów zatrudnienia poprzez lepsze rozdysponowanie etatów.
Przy wdrażaniu e-dokumentacji już na wstępnym etapie gromadzenia danych trzeba zadbać o ich przygotowanie do tego procesu. Stworzenie jednolitej struktury i układu zrozumiałego dla wszystkich pracowników ułatwi późniejsze przechowywanie oraz dostęp do elektronicznych dokumentów.
Digitalizacja akt a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli e-akta w świetle przepisów prawa i wymagań ZUS
Od wprowadzenia w życie przepisów regulujących kwestie prowadzenia dokumentacji pracowniczej minęło już trochę czasu. Najważniejsza była Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentów związanych z pracownikiem oraz ich elektronizacją. To właśnie ten akt normatywny zrównoważył dokumentację w wersji papierowej z tą prowadzoną w formie elektronicznej.
Dla przedsiębiorców zabiegających o to od lat był to dzień triumfu. Do tamtej pory byli zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od zakończenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. W skali Europy był to ewenement, bo na przykład w Niemczech czy w Finlandii przepisały wymagały tylko 10 lat archiwizowania akt byłych pracowników. Sprawy związane ze świadczeniami, ubezpieczeniami społecznymi i obsługą formularzy ZUS oraz ustalanie podstawy do wypłaty emerytury lub renty uległy znacznemu uproszczeniu.
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to szybki dostęp do akt, a każdy z użytkowników w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dane własne lub współpracowników. Trzeba pamiętać o tym, by wybrany system był zgodny z aktualnymi przepisami odnośnie prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. W przeciwnym razie pracodawca będzie mógł prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale nadal obarczony przechowywaniem jej w wersji papierowej.
Elektronizacja akt pracowniczych i papierowa dokumentacja wobec zmian z 1 stycznia 2019 r. Jaki jest okres przechowywania akt osobowych?
E-akta to odpowiedź na postulaty przedsiębiorstw, więc coraz więcej firm, niezależnie od wielkości, przechodzi przez ten proces. Nowe przepisy przede wszystkim przyniosły zmiany w kwestii skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych, ale nie tylko. Od stycznia 2019 roku, polscy pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe swoich pracowników wyłącznie w formie elektronicznej, co poza ogromną wygodą tego rozwiązania wpływa na redukcję wydatków. Koszty firmy, która zatrudnia kilkuset pracowników, mogą spaść nawet o 200.000 zł rocznie. Zawiera się w tym między innymi koszt pracy, papieru i druku, a także transportu oraz przechowywania papierowych dokumentów w archiwach.
Od momentu wejścia w życie Ustawy dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku musi być przechowywana przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu. Dużą ulgą była również zmiana dla akt pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku. Tutaj też można skrócić ten okres z 50 do 10 lat, po spełnieniu dodatkowych warunków wynikających z ustawy. Niestety skrócenie obowiązku przechowywania ich dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie uległo zmianie i to nadal okres 50 lat.
Jak prowadzić akta zgodnie z ustawą?
Trzeba pamiętać o tym, że akta osobowe w postaci elektronicznej każdego pracownika zatrudnionego w firmie powinny być podzielone na kilka części. Zasady prawne zostały szczegółowo przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W związku ze zmianami w Kodeksie Pracy w dniu 21 marca 2023 roku weszła w życie nowelizacja tego rozporządzenia, która wprowadziła między innymi nową teczkę E. Spójrzmy dokładnie, jak prowadzić e-akta pracownicze z podziałem na poszczególne sekcje:
- Część A – dokumentacja zbierana w procesie rekrutacyjnym,
- Część B – dokumentacja, która dotyczy samego zatrudnienia oraz przebiegu tego zatrudnienia , czyli umowy oraz badania lekarskie
- Część C – dokumentacja, która dotyczy ustania stosunku pracy,
- Część D – dokumentacja, która dotyczy kar porządkowych nakładanych na pracownika, a więc upomnienia, nagany bądź kary pieniężne,
- Część E – informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków, które działają podobnie do alkoholu
Akta osobowe w formie elektronicznej i bezpieczeństwo dokumentów – rola e-akt oraz obowiązki pracodawcy
Bezpieczny obieg dokumentów pracowniczych w firmie, zwłaszcza akt osobowych pracownika, od zawsze wymagał ostrożności i sumienności. Podstawową sprawą jest wypracowanie procedur i dopilnowanie poufności, szczególnie w świetle ustawy RODO. Dane pracownicze powinny podlegać szczególnej ochronie, ale w wielu branżach są w pewnym zakresie stale wykorzystywane – zarządzanie kadrami, nawiązywanie umów o pracę, wypłaty wynagrodzeń czy też współpraca z klientami nie mogą odbywać się anonimowo.
Niepomijalnym zagadnieniem związanych z pilnowaniem akt pracowniczych oraz ich elektronizacją jest bezpieczeństwo danych. Tutaj oprócz rozwiązań informatycznych czy zabezpieczeń kwalifikowanym podpisem elektronicznym ważne są rutynowe praktyki korzystania z dokumentów, czyli jasne procedury i ich bieżąca kontrola.
Powszechną praktyką w firmach jest współdzielenie dokumentów i nanoszenie zmian przez kilka osób w jednym pliku, dostępnym online. Zabezpieczenia przed wyciekiem danych muszą działać skutecznie z poziomu każdej osoby, która łączy się z systemem i pracuje na konkretnym dokumencie. Należy zatem dopilnować m.in. odpowiedniego zabezpieczenia kanałów informacyjnych i dystrybucji dokumentów oraz korzystać wyłącznie z bezpiecznych portali pracowniczych online.