W czasach śmiało wkraczającej do każdej dziedziny naszego życia digitalizacji zasobów papierowa biurokracja jest jednym z ostatnich bastionów tradycyjnego zapisu dokumentów. Jednakże cyfryzacja archiwum przynosi rozliczne korzyści oraz uwalnia personel od żmudnych obowiązków. Archiwizacja elektroniczna dociera do firm oraz instytucji, gdzie jeszcze do niedawna nie wyobrażano sobie innego schematu działania, niż w formie papierowej.
Obecnie przenoszone w cyfrowy świat archiwa z przyczyn formalnych mają jeszcze swoje tradycyjne, namacalne wersje, ale wszystko zmierza w jedynym słusznym kierunku – znane z tekstu piosenki „tony papieru, tomy analiz, przysięgi, plany, podpisy, druki” już wkrótce trafią na stałe do świata wirtualnego. Zobaczmy, jakie korzyści przynosi e-archiwum dokumentów i w jaki sposób odbywa się migracja danych z kartki papieru do programu komputerowego.
Polecamy także: Technologie informatyczne i bezpieczeństwo pracy z ich użyciem
Digitalizacja i archiwizacja dokumentów jako przyszłość zarządzania zasobami w formie cyfrowej
Wirtualne archiwum dokumentów to krok, a w zasadzie duży skok w stronę usprawnienia przepływu informacji. Jak wiadomo wieloetapowa automatyzacja działań potrafi znacząco odmienić konwencjonalne zadania, którymi obarczeni byli dotąd pracownicy. Elektroniczne obiegi dokumentów wpływają korzystnie na funkcjonowanie wszystkich sektorów firmy niemal natychmiast po wdrożeniu, a personel skupia się na ważniejszych zadaniach niż żmudna kontrola papierów.
Stale rosnąca ilość danych biznesowych jest zjawiskiem, z którym boryka się wiele firm działających we współczesnych realiach, ale przywiązanych do staromodnych metod. Pomijamy technologię „karteczkową” i wszechobecne niegdyś memory stickery, choć przypadki zapisania newralgicznych danych gdzie popadnie zdarzały się nagminnie. W profesjonalnie zarządzanym środowisku firmy teczki i segregatory potrafią wypełnić powierzchnię biurową i regały archiwum w bardzo szybkim tempie. Łatwy dostęp do strategicznych informacji, umów, kontraktów czy dokumentów handlowych staje się na pewnym etapie niemal niemożliwy. A gdy na stanowisku zabraknie osoby, która ma w małym palcu wiedzę tajemną na temat wypełnionego dokumentacją archiwum, wówczas może dojść do niepotrzebnych sytuacji konfliktowych.
Elektroniczne archiwum dokumentów a bezpieczeństwo danych firmowych
Komputeryzacja i digitalizacja obejmuje nawet takie miejsca, jak Instytut Pamięci Narodowej, co może być języczkiem u wagi dla osób nieufnie spoglądających na bezpieczeństwo i jakość cyfrowych danych. Inwestycja w elektroniczne archiwum dokumentów nie tylko usprawni i ujednolici procesy biznesowe w firmie, ale długofalowo przyczyni się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Elektroniczne archiwum umożliwia przechowywanie dokumentów księgowych, danych osobowych czy umów z kontrahentami, które można skatalogować i odszukać znacznie łatwiej, niż przeglądając stosy segregatorów z papierami. E-archiwum dla firm dzięki swojej elastyczności jest rozwiązaniem dającym korzyści i podnoszącym efektywność pracy przedsiębiorstwom z różnych branż, niezależnie od rozmiaru działalności i ilości zgromadzonych danych.
W świecie błyskawicznie rozwijającej się technologii elektroniczne archiwum staje się elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją. Zrzuca z pracowników wiele obowiązków, bo nie trzeba już na przykład pilnować najważniejszych dat – wygaśnięcia umowy czy terminu odnowienia kontraktu handlowego. Działający kompleksowo system elektronicznego archiwum podpowie, kiedy należy wykonać jakąś akcję na dokumencie, który tego wymaga, a także przechowuje pełną historię zmian każdego elementu, procesu czy pola. Przede wszystkim jednak daje natychmiastowy dostęp do informacji i upraszcza przetwarzanie dokumentów bieżących oraz archiwalnych w ramach jednego programu.
Wprowadzenie dokumentów w formie elektronicznej – ułatwienie zarządzania dokumentacją
Ograniczenie obiegu „oryginalnego” dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum to zminimalizowanie ryzyka jego uszkodzenia bądź zniszczenia, co w przypadku podpisywanych odręcznie ważnych umów ma ogromne znaczenie. Archiwum elektroniczne wpływa korzystnie na lepszą organizację pracy i sprawdzi się szczególnie dobrze tam, gdzie jest kilka niezależnych zespołów ludzi, pracujących w kilku oddziałach lub w różnych modelach pracy. E-archiwum pozwala udostępniać dokumenty szerszej grupie odbiorców niż w przypadku teczek lub folderów przechowywanych lokalnie, w sposób błyskawiczny i w pełni kontrolowany.
Dzięki automatyzacji procesów szybki i wygodny dostęp do nowych dokumentów oraz archiwalnych danych w formie elektronicznej daje możliwość jednoczesnej pracy większego grona pracowników. Wpływa też na usprawnienie komunikacji między użytkownikami systemu, a to dzięki opcji zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio w elektronicznej wersji dokumentu, coś jak notatka „ołówkiem na marginesie”.
Funkcje e-archiwum, które zastępują dokumenty w formie papierowej
Uruchomienie elektronicznego archiwum dokumentów umożliwi też zmiany organizacyjne innego szczebla, czyli na przykład zagospodarowanie przestrzeni, która dotychczas służyła tylko do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Znikające regały i szafki z teczkami pozwolą powiększyć powierzchnię biurową, a dla małych firm są okazją do redukcji kosztów. Możliwość przeniesienia działalności do mniejszego obiektu lub korzystniejszej lokalizacji może być impulsem do zmian. Siedziba w nowoczesnym biurowcu w atrakcyjnej lokalizacji dla wielu przedsiębiorstw pójdzie w parze z innowacyjnym zarządzaniem dokumentacją.
Systemy elektroniczne oferują zaawansowane opcje dla dokumentów w formie cyfrowej, takie jak szyfrowanie i kopie zapasowe, zapewniając lepszą ochronę przechowywania danych. W ogólnym rozrachunku e-archiwum dokumentów jest bardziej wydajne, bezpieczne i kosztowo efektywniejsze niż tradycyjne metody archiwizacji dokumentów w formie papierowej. Firma uwalnia się od konieczności organizowania i pilnowania informacji w tradycyjnym archiwum, a pełna digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych według własnych, niemal nieograniczonych kryteriów oraz zwiększenie efektywności zarządzania dokumentami.
W przypadku archiwum dokumentów elektronicznych jego działanie może być dostosowane do potrzeb użytkownika. System pozwala na generowanie raportów oraz szybkie przeglądanie i przeszukiwanie zasobów archiwalnych. Umożliwia tworzenie wirtualnych kopii dokumentów i zapisywanie ich w jednym miejscu, łatwym do zarządzania oraz z dostępem z każdego miejsca świata po podłączeniu do sieci internetowej.
Czy bezpiecznie jest przechowywać pliki w e-archiwum dokumentów firmowych?
Obecne przepisy prawne nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji w formie papierowej przez okres kilku lat. Powinny być one dobrze opisane i uporządkowane, aby ich poszukiwanie było ułatwione, co jest niezwykle pracochłonne i czasochłonne. Dostęp do dokumentów handlowych czy faktur jest potrzebny częściej, do innych zagląda się sporadycznie, a większość spoczywa na regałach nie ruszana miesiącami czy latami. Tak czy inaczej tradycyjne archiwum papierowe jest dosyć kłopotliwe w zarządzaniu, pilnowaniu i inwentaryzowaniu.
Wysoki poziom bezpieczeństwa zapewniany przez poszczególne funkcje elektronicznego archiwum uspokaja obawy o wyciek czy utratę ważnych danych. Archiwizacja elektroniczna pozwala wyszukiwać dany dokument w ekspresowym tempie i skraca czas przygotowywania zadań. W najbliższej przyszłości można spodziewać się postępów w zakresie integracji z chmurą, automatyzacji procesów i wykorzystania sztucznej inteligencji do analizy danych, co pozwoli kierować firmą i jej zasobami z ekranu jednego urządzenia z dostępem do Internetu.
Skuteczniejsza ochrona ważnych informacji zawartych w dokumentach elektronicznych pozwala przenieść część zbiorów papierowego archiwum w jedno bezpieczne, zamknięte i dozorowane miejsce. Pod ręką mogą zostać tylko te najbardziej potrzebne dokumenty, choć kwestią czasu jest, kiedy prawo zostanie znowelizowane tak, by całkowicie wyeliminować potrzebę przechowywania papierów w biurze.