Zarządzanie procesami biznesowymi to idealny sposób na to, aby zdefiniować kluczowe obszary działalności przedsiębiorstwa i zoptymalizować je. BPM jest narzędziem służącym do stałego unowocześniania procesów. Sprawdź, czym jest system BPM, w jaki sposób można go wdrożyć oraz jakie korzyści generuje.
Czym jest BPM?
Business Process Management pozwoli zidentyfikować, a następnie usprawnić procesy zachodzące w firmie. To kompleksowe podejście, które obejmuje działania:
- realizowane zwykle na poziomie całego przedsiębiorstwa, dotyczące wszystkich działów znajdujących się w jego strukturze organizacyjnej;
- ściśle ze sobą zintegrowane – system zarządzania procesami powinien zapewnić szybki przepływ zasobów materiałowych, informacyjnych i kapitałowych;
- zorientowane na osiągnięcie celów strategicznych firmy, jak zwiększenie zysków.
Zarządzanie procesami biznesowymi zmierza do tego, aby firma mogła skutecznie odpowiedzieć na potrzeby klientów. BPM umożliwia szybkie wdrożenie rozwiązań na przykład z zakresu automatyzacji procesów.
Koncepcja polegająca na optymalizacji business processes może mieć dwojaki charakter, a więc nie tylko organizatorski, obejmujący całokształt działalności. Spotykany jest również BMP narzędziowy, który wykorzystuje się jako wsparcie przy podejmowaniu decyzji biznesowych. Może być użyteczny na przykład wówczas, gdy trzeba rozstrzygnąć, jakie wymagania należy postawić przed kandydatami na określone stanowiska. Zwykle jednak wybierany jest BPM organizatorski, gdyż pozwoli wprowadzić kompleksowe usprawnienia.
Z jakich elementów składa się model BPM?
Najważniejszą rolę w BPM pełnią rozwiązania informatyczne, które pozwolą szybko przetwarzać dane i zapewnić ich automatyczną wymianę między poszczególnymi działami firmy. Dużą popularnością cieszą się na przykład systemy typu Robotic Process Automation. Są szczególnie przydatne do optymalizacji procesów o charakterze powtarzalnym i rutynowym, między innymi biurowych.
Budowa efektywnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem wymaga wyodrębnienia i zdefiniowania:
- celów strategicznych, jakie powinna osiągnąć organizacja w perspektywie długofalowej;
- danych, jakie będą podstawą podejmowania decyzji – powinny być łatwo mierzalne, co pozwoli je porównywać w określonych przedziałach czasu;
- zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób, które wykonują zadania w systemie BPM.
Poza tym warto określić, jakie narzędzia wizualizacji danych zostaną zastosowane. Mogą mieć formę zarówno prostych wykresów czy tabel, jak i dashboardów, które zawierają graficzny interfejs ułatwiający prezentację informacji. Istotne jest też wyodrębnienie systemów pomiarowych, które powinny być jednolite dla całego przedsiębiorstwa. Przykładem jest BSC, czyli zrównoważona karta wyników.
Zarządzanie procesami biznesowymi a workflow
Wprawdzie BPM i workflow ściśle wiążą się ze sobą i są narzędziami służącymi do usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstwa, to jednak można dostrzec istotne różnice między nimi.
- BPM dotyczy optymalizacji wszystkich procesów, natomiast workflow skupia się na unowocześnieniu przepływu informacji.
- BPM obejmuje zarówno kwestie operacyjne, jak i strategiczne podejście do zarządzania organizacją. Workflow ma węższy zakres, gdyż zmierza do tego, aby określić sposób obiegu dokumentów w firmie, w tym role, jakie w tym procesie odgrywają poszczególni pracownicy. Dotyczy również sposobu przetwarzania danych.
Skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi nie jest możliwe bez workflow. Dopiero równoczesne zastosowanie obu tych koncepcji pozwoli wprowadzić do organizacji myślenie procesowe i osiągnąć wymierne efekty.
Jakie procesy biznesowe w przedsiębiorstwie obejmuje BPM?
BPM powinien objąć działania firmy w każdym obszarze jej funkcjonowania. Są one realizowane na 3 poziomach.
- Zarządczy dotyczy procesów decyzyjnych, które wyznaczają kierunki działania firmy. Dochodzi do nich na najwyższych szczeblach, na przykład na poziomie zarządu. Przykładem są audyty wewnętrzne.
- Operacyjny obejmuje procesy główne, które pozwolą prowadzić biznes na danym rynku. Dotyczy to produkcji, marketingu czy sprzedaży.
- Pomocniczy wspiera procesy główne. Implementacja BPM dotyczy między innymi obszaru rekrutacji pracowników czy księgowości.
Aby zastosować koncepcję BPM w praktyce, należy zidentyfikować i dokładnie zrozumieć każdy proces w organizacji.
Jak zarządzać procesami biznesowymi?
BPM to sekwencja zdarzeń, które zmierzają do realizacji celów biznesowych. Zakładają wyodrębnienie i definiowanie procesów, a następnie modelowanie i zbudowanie rozwiązania informatycznego oraz monitorowanie efektów. Warto zachować odpowiednią kolejność działań oraz zapewnić ścisłą integrację między nimi, gdyż tylko wówczas BPM doprowadzi do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.
Zacznij od zidentyfikowania aktualnych i przyszłych procesów, w czym pomoże Ci projekt BPM
Na tym etapie chodzi o wyodrębnienie wszystkich procesów, jakie są oraz jakie powinny być obecne w firmie. Warto wykonać ich mapowanie, czyli zwizualizować przepływy, do jakich dochodzi w ich ramach. Możesz do tego wykorzystać schemat blokowy, dzięki któremu łatwo, za pomocą symboli, określisz kolejność wykonywania działań podczas realizacji procesów. Inną propozycją jest mapa strumienia wartości, która pokaże Ci, w jaki sposób Twoje wyroby trafiają do klienta i jakie zasoby są używane w trakcie produkcji.
Wyznacz czynniku sukcesu i przeszkody na drodze do osiągnięcia efektywności
Kolejny etap to modelowanie procesów. Obejmuje analizę konkretnych zmiennych, które mogą wpłynąć na efektywność zarządzania przedsiębiorstwem. Przykładem są zasoby finansowe.
Wdróż i przetestuj aplikację do zarządzania procesami biznesowymi
Ten etap stanowi istotę zarządzania procesami. W jego ramach trzeba zbudować dedykowane oprogramowanie, które będzie idealnie dopasowane do:
- celów strategicznych firmy;
- jej struktury organizacyjnej;
- sytuacji rynkowej.
Budowa aplikacji nie jest łatwa, gdyż musi uwzględnić na przykład przypisywanie zadań czy obieg dokumentów. Aby stworzyć odpowiednie oprogramowanie, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnej agencji, która zadba ponadto o dostarczenie przydatnych rozwiązań, jak systemy kontroli dostępu czy monitorowania energii.
Stale kontroluj i optymalizuj procesy biznesowe. Mierz wskaźniki biznesowe
BPM to odpowiednie zarządzanie nie tylko na etapie realizacji projektu. System BPM pozwala również stale monitorować procesy biznesowe. Jest to potrzebne, aby wykryć ewentualne odstępstwa od ustalonych planów czy norm, na przykład w odniesieniu do wielkości produkcji. Stanowi podstawę do uruchomienia działań naprawczych pod postacią kolejnych optymalizacji.
Jakie korzyści daje zarządzanie procesami w firmie?
Dzięki możliwości identyfikowania i usprawniania procesów biznesowych BPM pozwoli Twojej firmie zwiększyć efektywność na rynku. Jest to ważne w kontekście zdobywania kolejnych klientów i osiągania przewagi konkurencyjnej.
Zwiększenie szybkości przepływów
Automatyzacja procesów to idealny sposób na zoptymalizowanie przepływów materiałowych (produkcyjnych), informacyjnych oraz finansowych. Służy temu na przykład eliminacja papierowego obiegu dokumentów czy zastąpienie na hali produkcyjnej pracowników maszynami. W ten sposób Twoja firma będzie działała wydajniej.
Poprawa jakości wyrobów
Poprzez zdefiniowanie procesów można ulepszyć produkcję. Dokładna wiedza na temat ich przebiegu przyczyni się do eliminacji wąskich gardeł i ograniczenia błędów pracowników. W połączeniu z automatyzacją pozwoli to wytwarzać wysokiej jakości wyroby, które są pozbawione wad. Efektem będzie ograniczenie kosztów, wzrost satysfakcji klientów i poprawa wizerunku marki na rynku.
Lepsza adaptacja firmy do zmian rynkowych
BPM pozwoli dokładnie analizować napotkane sytuacje, co posłuży do lepszego podejmowania decyzji w przyszłości. Dzięki dostępowi do wyczerpujących danych na temat swojej firmy będziesz mógł skutecznie realizować cele strategiczne, bez względu na sytuację rynkową. Pomoże Ci w tym działalność innowacyjna, którą umożliwi właśnie BPM.