Podziw i uznanie dla japońskiej kultury są w naszej części świata niezmienne od lat. Nie wszystkie niuanse jesteśmy w stanie pojąć, nie każdy schemat daje się przenieść na nasz grunt i zaadaptować, jednak poznawanie i zagłębianie się w nich pozwala choć częściowo zmieniać nasz stosunek do życia, pracy i odpoczynku. Suma małych zmian, chęć ciągłego rozwoju oraz niesłabnące zaangażowanie – w skrócie tak można ująć filozofię Kaizen, gdzie „Kai” oznacza zmiany, natomiast „Zen” w wolnym tłumaczeniu z języka japońskiego na polski znaczy „na lepsze”.
W Kraju Kwitnącej Wiśni jest to realizowane nie tylko w życiu codziennym, ale również w polepszaniu funkcjonowania firm, fabryk i przedsiębiorstw. Metoda Kaizen polega na nieustannej poprawie jakości drobnych rzeczy, co jest pomocne w rozwoju osobistym, utrzymywaniu standardów i ciągłym dążeniu do doskonalenia samego siebie. Jak wygląda wdrożenie Kaizen do świata biznesu, handlu, interesów oraz kontraktów i czy nowe podejście do zarządzania może przynieść zauważalne korzyści?
Metoda małych kroków, by usprawniać, ulepszać i doskonalić wszystkie obszary pracy, czyli koncepcja Kaizen w przedsiębiorstwie
Skrzynka na pomysły, burza mózgów, wspólne debatowanie nad złożonym problemem – czy to właśnie Kaizen proponuje? Byłoby to z jednej strony sporym uproszczeniem, a z drugiej wymaga sprecyzowania i określenia, czym dokładnie jest filozofia zarządzania poprzez wprowadzanie małych usprawnień i stopniowych zmian w codziennym życiu firmy. Można to zobrazować w ten sposób, iż pracownicy sami sugerują, co można polepszyć, by ułatwić im pracę, zwiększyć wydajność produkcji bądź jakość oferowanych usług. W zależności od sektora i charakteru branży wymaga to stworzenia dobrych warunków, by wszyscy zatrudnieni czuli się częścią zespołu i z chęcią dzielili się swoimi spostrzeżeniami, mając świadomość, że każdy głos jest tak samo ważny.
Te aktywne działania pracowników każdego szczebla mają przełożyć się na długofalową poprawę funkcjonowania firmy, polepszenie kultury organizacyjnej, usuwanie niedociągnięć i minimalizowanie wszelkich rodzajów marnotrawstwa.
Wszystko rozkłada się w czasie i nie nosi znamion rewolucji, która mogłaby stanowić pole do narzekań lub być szeroko dyskutowanym i kontrowersyjnym pociągnięciem, wymuszonym przez zarząd firmy. To właśnie od menedżerów, ich zaangażowania oraz konsekwentnego zachowania zależy powodzenie całego procesu. Plan działania, począwszy od zgłaszania pomysłów aż do momentu, gdy można wprowadzić je w życie postępuje małymi kroczkami, prowadzony za rękę liderów zarządzania i produkcji.
Wobec tego pojęcie filozofii Kaizen będzie różnie przedstawiać się w odniesieniu do każdego rodzaju działalności – inne procesy można usprawnić na linii produkcyjnej, a inne poprawić w obszarze biurowym. Niewątpliwie jednak stosowanie tej metody jest jak najbardziej możliwe na każdym szczeblu i w każdej gałęzi firmy. Zaangażowanie pracowników w proces ciągłego doskonalenia w podejściu Kaizen pozwala nie tylko poznać ich oczekiwania, ale w naturalny sposób przekłada się na polepszenie atmosfery w miejscu pracy.
Japońska filozofia a system sugestii pracowniczych – czym jest Kaizen w firmie i jak wygląda koncepcja ciągłego doskonalenia?
Tak naprawdę wszystko to, co ma istotny wpływ na osiągnięcie głównego celu, czyli poprawę zysków z jednoczesnym wzrostem standardów pracy i obsługi kontrahentów, jest warte bliższego przyjrzenia się i poszukania elementów wymagających ulepszenia. Kaizen w przedsiębiorstwie będzie prowadzić do znaczących zmian oraz pomagać pracownikom, by ich praca stała się lżejsza czy mniej monotonna.
Przełoży się również na większą efektywność, na przykład przez wdrożenie ekonomiczniejszych rozwiązań, skrócenie czasu pomiędzy kolejnymi fazami produkcji, doskonalenie procesów, redukowanie kosztów i wprowadzanie zmian na lepsze „tu i teraz”, bez żmudnych analiz i włączania ich w długofalową politykę firmy. Odpowiednie szkolenie pracowników i zmiana podejścia do kierowania firmą, gdzie personel jest źródłem wiedzy o wewnętrznych problemach w firmie, pozwala wprowadzić w życie działania, które przyniosą korzyść wszystkim.
Kaizen to koncepcja oparta na metodzie małych kroków w celu udoskonalenia systemu zarządzania, ale oczywiście nie jest gwarantem nieomylności – pomyłki są nieuniknione, natomiast nie należy się nimi przejmować, korygując błędne decyzje na bieżąco i starając się wprowadzać kolejne ulepszenia bez zawahania. Trudno oszacować czas realizacji procesu oraz to, ile naprawdę zajmie przejście przez kolejne etapy wprowadzania zmian zgodnie z filozofią Kaizen w strukturach firmy.
Po pierwsze jest to z założenia ciągła praca nad ulepszeniami, w której nie ma miejsca na „status quo”, a po drugie efektywność rozwiązań należy ocenić po około trzech latach, by uzyskać miarodajne wyniki. Wśród kryteriów oceny można między innymi umieścić polepszenie wskaźników produkcji oraz minimalizowanie wszelkich strat, wynikających z niegospodarności bądź kiepskiej logistyki.
Kultura Kaizen wymaga od nas jednorazowo naprawdę niewiele, a mimo to można dzięki niej osiągnąć założony cel, zarówno w życiu prywatnym, jak i podczas rewaloryzacji procesu zarządzania przedsiębiorstwem.
Rodzaje Kaizen w praktyce – jak zarządzać personelem i osiągać biznesowy sukces?
Aby dokładniej zrozumieć założenia koncepcji Kaizen, należy jeszcze uściślić jej obszary występowania. Flow Kaizen – czyli Kaizen przepływu informacji oraz materiałów, jest powiązane z ustawiczną reorganizacją ogólnego modelu pracy. Kaizen procesu zaś będzie odnosić się do małych, pojedynczych czy też punktowych usprawnień poszczególnych stanowisk pracy, które nie wymagają dużego wysiłku gdy będziemy je powoli, ustawicznie wdrażać.
Warto też zrozumieć korelację pomiędzy metodą Kaizen a lean management, czyli ideą efektywnego zarządzania zasobami, mającą na celu wyeliminować marnotrawstwo ze wszystkich procesów przy jednoczesnym zmaksymalizowaniu wartości dla klientów. Dążenie do doskonałości przeplata się pomiędzy tymi koncepcjami, w których na przykład okresy bezczynności pracowników bądź maszyn, zbędne czynności powodujące nadmierny wysiłek, zbyt rozbudowane procesy przetwarzania bądź słaba logistyka, skutkująca nadprodukcją lub przeszacowanymi zapasami magazynowymi, stanowią elementy do szukania błędów i wprowadzania ulepszeń.
Nie może dziwić, że pojęcie lean manufacturing oraz powiązane z nim lean management zrodziły się z dążenia do doskonałości w japońskiej fabryce Toyoty i w całym tamtejszym sektorze motoryzacyjnym, którego niesamowity, globalny sukces w okresie powojennym stanowi koronny przykład eliminowania niedociągnięć, błędów i nieekonomicznych rozwiązań na każdym możliwym szczeblu. Japońska filozofia biznesowa powstała niemal wprost z 10 zasad Kaizen, pomagających doskonalić samych siebie i doskonale sprawdza się w realiach firmowych. Cykl Deminga, inaczej cykl PDCA (Plan – Do – Check – Act) czyli „zaplanuj, zrób, sprawdź, działaj” w połączeniu z Kaizen proponuje systematyczną poprawę poszczególnych procesów i motywowanie pracowników do działań ulepszających ich pracę.
Filozofia Kaizen a optymalizacja zgodna z lean management – czy są warte wdrożenia i gdzie mogą się sprawdzić?
W encyklopedii zarządzania firmą pojęcia Kaizen oraz lean management stoją obok siebie i wzajemnie będą się uzupełniać, a implementowanie zmian w zakresie działalności, w strukturze majątkowej czy sposobach zarządzania idzie w parze z ulepszaniem stanowisk pracy, poważnym podejściem do prawidłowego przygotowania zawodowego oraz kształtowania odpowiedzialnych postaw pracowników. Wyszczuplanie przedsiębiorstwa, w wolnym tłumaczeniu, ma za zadanie zmniejszyć nadmierne zużycie materiałów bądź zredukować generujące zbędne koszta etapy produkcyjne. Umiejętne zarządzanie personelem buduje dobre relacje na linii zarząd – pracownicy, co będzie miało bezpośrednie przełożenie na produktywność, dokładność, sumienność i efektywność każdego z nich.
Mało wydajne i źle rozplanowane procesy, zachodzące na poziomie wykonawczym oraz informacyjnym, są źródłem marnotrawstwa zasobów, co ma degradujący wpływ na ogólną kondycję firmy. Ich trafna identyfikacja i możliwie szybka eliminacja jest bardzo ważna, by nie dopuścić do regresu i obniżenia morale całej kadry pracowników, a pomocnym narzędziem jest tzw. mapowanie strumienia wartości.
Pokrótce można to przedstawić tak, że wszelkie działania, które nie są istotne dla tworzenia wartości dodanej do produktu lub usługi, są traktowane jako marnotrawstwo, a niezwykle ważne jest wyselekcjonowanie tych elementów, które z punktu widzenia klienta są kluczowe. Może to być koszt usługi bądź towaru, czas potrzebny na realizację albo ogólna jakość, która jest poddawana szczegółowej ocenie. W tym wypadku założenia Kaizen będą pomocne w dojściu do źródeł problemów i dostrzeżeniu punktów zapalnych, które wpływają na złe wyniki przedsiębiorstwa.
Negowanie obecnego stanu rzeczy, krytyczna analiza procesów mających miejsce w firmie oraz rzetelna ocena pracowników są kluczowymi elementem do zapoczątkowania transformacji. Czy może to zagrozić stabilnemu funkcjonowaniu i wywołać opór bądź protesty personelu? Niekoniecznie, bo jeśli pracownicy zrozumieją i zaakceptują fakt, że nadrzędnym celem zmian jest ogólna poprawa jakości, redukcja kosztów, a także optymalizacja warunków pracy, mogą aktywnie włączyć się do dzieła.
Taka restrukturyzacja ma na celu trwale wymazać ze świadomości całego sztabu zatrudnionych pozbawione energii stwierdzenie „jest jak jest”, otwierając umysły, przygotowując ich na niestandardowe metody naprawcze i budząc chęć do uczestniczenia w procesie przemiany wegetującego przedsiębiorstwa w prężną i silną markę.
Propagowanie działań Kaizen zakłada, że nie ma limitu i nie należy zakładać sobie progu, którego osiągnięcie jest metą i powodem do świętowania sukcesu. To metoda zarządzania, która sprawia, że problemy nie są przeszkodami do pokonania, a losowymi możliwościami, z których można wyciągnąć dużo dobrego, nauczyć się myślenia kreatywnego i wzmocnić samodyscyplinę, która to jest istotna dla ciągłego doskonalenia siebie.
Ciekawy wpis, prawda? Zapraszamy do naszego działu Porady po więcej podobnych artykułów!