Automatyzacja zadań związanych z planowaniem pracy jest z aplauzem witana w działach kadr i HR, choć pracownicy czasem wykazują umiarkowany entuzjazm na wieść o wprowadzeniu elektronicznej ewidencji czasu pracy. Nie jest to oczywiście regułą i można tylko przypuszczać, że oponenci mogą mieć coś do ukrycia, a system RCP jawi się im jako nadgorliwy strażnik czuwający nad ich pracą. Czas zerwać z tym mitem oraz wyjaśnić istniejące wokół tego zagadnienia błędne przekonania. Jakie korzyści technologia RCP przynosi pracownikom i przełożonym oraz jak w kompleksowy sposób wpływa na podniesienie wydajności pracy przedsiębiorstwa przy jednoczesnym przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa? Poznajmy najbardziej znane mity na temat monitoringu czasu pracy!
Przeczytaj również: System RCP do ewidencji czasu pracy
Tworzenie grafików czasu pracy w oparciu o system RCP
Teoretycznie w miejscach, gdzie pracuje się w podstawowym systemie czasu pracy, przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym oraz bez konieczności zapewnienia odpowiednio licznej obsady personalnej, tam tworzenie planów pracy wydaje się być zajęciem banalnym i schematycznym. Jednak w przypadku, gdy pojawiają się czynniki zmienne, większe zapotrzebowanie na określoną liczbę pracowników albo okres rozliczeniowy dłuższy od jednego miesiąca, wówczas proste obliczenia mogą się skomplikować. Zdarzają się też sytuacje, gdy pojawia się nagła konieczność realizacji zamówienia poza planem lub w wyniku nieobecności pracowników trzeba wydłużać godziny pracy innych osób.
W takich momentach pomoc inteligentnego oprogramowania rejestrującego czas pracy oraz tworzącego harmonogramy jest nieoceniona. Czuwający nad wszystkim system informatyczny pilnuje zgodności z przepisami prawa pracy i dba, by współpraca była uporządkowana na wszystkich szczeblach. Jednocześnie umożliwia planowanie grafików oraz nanoszenie ewidencji nie tylko przez specjalistów od kadr, ale na przykład przez kierowników poszczególnych działów.
Jeśli harmonogram nie zostanie sporządzony zgodnie z przepisami, Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na przedsiębiorstwo karę finansową wynoszącą do 30 000 zł. Nadzorujące wszystko systemy zarządzania potrafią w trybie online ocenić zgodność przygotowywanego grafiku z wymogami kodeksu pracy, jak również wykryć możliwość popełnienia błędu i nie pozwolą realizować harmonogramu. Mit o tym, że RCP jest kosztowną inwestycją i niepotrzebnym wydatkiem szybko wówczas pryska, a systemy zwracają się z nawiązką.
Automatyczny monitoring pracownika przy pomocy RCP – skąd biorą się obawy?
Kto nie poprawiał sobie ocen w dzienniku zajęć przechwyconym podczas nieobecności nauczyciela albo nie kaligrafował podpisu rodzica w szkolnym dzienniczku ucznia? Pracodawcy ufający personelowi oraz pracownicy wierzący w szczere intencje przełożonych to symbioza idealna, ale nie zawsze możliwa do osiągnięcia. W praktyce bywa tak, że pierwsze podejrzenia co do uczciwości i rzetelności podczas codziennych zadań skłaniają firmy bądź instytucje do inwestycji w RCP.
Jako że jest to wiarygodne źródło danych, którymi nie można manipulować bądź też fałszować, RCP może długofalowo pozytywnie wpłynąć na poprawienie relacji i atmosfery w firmie. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest generowanie raportów o działalności pracownika w określonym czasie, zaś odbiór nadgodzin obliczonych za pomocą inteligentnych systemów ewidencji działa mobilizująco na osoby zatrudnione na poszczególnych stanowiskach. Zyskują przy okazji pewność, że rozliczenia z przepracowanych godzin są generowane w sposób sprawiedliwy i bezbłędny przez odpowiednie narzędzia. Sytuacja win-win, z której wszyscy są zadowoleni, to oczywisty fakt, obalający dziwny mit, że może ktoś-coś będzie kombinował z elektroniczną listą obecności, niesprawiedliwie wyliczał nadgodziny lub złośliwie wyznaczał urlop w najmniej pożądanym okresie.
Planowanie czasu pracy z pomocą RCP – komu jest przydatne i kto na tym skorzysta?
Oprogramowanie, które realnie usprawni ewidencję i rozliczanie czasu pracy przynosi pracownikom kilka korzyści bonusowych, o których być może nie mieli pojęcia, zanim nie poznali funkcjonalności RCP. Jest to związane z faktem, że współczesne rozwiązania zmierzają do maksymalnego integrowania wszystkich zagadnień związanych z obsługą pracowników, dając im również możliwość uczestnictwa w niektórych procesach. Moduł RCP może posiadać sporo użytecznych funkcji, chociażby elektroniczne składanie wniosków urlopowych oraz informować o zmianach czarno na białym, a precyzyjniej ujmując – na ekranie mobilnej aplikacji na smartfona.
Dla opornych zaletą nowych systemów jest również dyskrecja i możliwość zgłaszania nieobecności czy niedyspozycji bez krępującej rozmowy telefonicznej z menedżerem. Używając aplikacji pracownik dostatnie natychmiastowe powiadomienie o nowym grafiku albo korekcie w dyżurach pracy. Tam, gdzie specyfika zawodu bądź branży tego wymaga, na przykład przy produkcji, szybkie roszady personalne dokonywane w sposób zdalny i z pomocą sztucznej inteligencji zdejmują też presję z planistów procesów produkcyjnych i działu HR.
Udostępnienie wszystkim zainteresowanym prostej w obsłudze platformy daje korzyści obu stronom. Przełożeni w dowolnym momencie pracy systemu mogą zatwierdzać lub odrzucać poszczególne wnioski czy dokumenty, mają możliwość wglądu w listę obecności pracowników oraz grafiki online i są gotowi na podjęcie odpowiednich działań natychmiastowo. To ogromne usprawnienie organizacyjne pracy kadrowych oraz przyspieszenie przepływu informacji do poziomu, którego wszyscy oczekiwali.
Przeczytaj także: Rejestracja czasu pracy online zastępuje karty papierowe?
Elektroniczny system rejestracji czasu pracy – nieomylny i sprawiedliwy
Tworzenie grafików czasu pracy z pomocą RCP odbywa się z uwzględnieniem zapotrzebowania na pracowników oraz spełnia normy czasu pracy. Przekroczenie czasu pracy pracownika to problem, który może spotkać każdą firmę, a pula czynników wpływających na takie zdarzenia jest nieograniczona. Ręcznie wypełniane listy obecności zawsze były obarczone ryzykiem pomyłki, nawet przy zachowaniu najwyższej skrupulatności. Wątpliwa poprawność wpisanej w rubryczkę liczby przepracowanych godzin czy błędnie przypisane nieobecności mogły zdarzyć się niespodziewanie i umknąć przez zwykłe roztargnienie.
Niestety takie błędy są przeważnie interpretowane na niekorzyść pracownika, a ich sprostowanie może być po pewnym czasie niemożliwe bądź trudne do udowodnienia. Jeśli prowadzą do opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc lub naliczenia niewłaściwej kwoty pensji, powstają przykre sytuacje konfliktowe. Dane z ewidencji czasu pracy są najlepszym rozjemcą, a system nie tylko pozwala uniknąć generowania nadgodzin i stoi na straży przekroczenia czasu pracy, ale jest wiarygodną formą kontroli, która pozwoli ustrzec się przed ludzkimi pomyłkami. Wdrożenie RCP wiąże się nie tylko z ulepszeniem grafików oraz lepszą produktywnością personelu. To, czego obawiają się nieufnie spoglądający na czytniki pracownicy, przychodzi im z odsieczą w każdej spornej sytuacji dotyczącej przepracowanej liczby godzin.
Zarządzanie personelem, wypłatami, urlopami i zwolnieniami – jakie parametry gromadzi RCP w swoich zasobach?
Dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy następuje minimalizacja działań przełożonych, ślęczących dotąd nad grafikami pracy osób zatrudnionych i dumających nad przydziałem urlopów. Zautomatyzowany system łączący w sobie rejestrację wejść i wyjść z oprogramowaniem HR, obejmującym harmonogramy czasu pracy, tworzy plan pracowniczy w oparciu o dane liczbowe, bez żadnych uprzedzeń wobec konkretnego pracownika i bez jakichkolwiek ludzkich słabości. Jeśli więc nawet zatrudnieni pracownicy kręcą nosem na pojawienie się w firmie elektronicznego nadzoru, to szybko docenią jego bezstronną pomoc w momencie, gdy zaistnieje problematyczna sytuacja z grafikiem lub urlopem.
Jak się więc okazuje RCP nie takie straszne, jak je malują. Teorie spiskowe czy też niepoparte niczym mity nie mają żadnego uzasadnienia, a faktyczne korzyści są szerokie i wielowymiarowe, niektóre wręcz zaskakujące dla osób nie mających dotąd styczności z elektronicznym monitorowaniem ewidencji i rejestracji czasu pracy. Karta i czytnik to przecież tylko początek całego złożonego procesu, który zwiększając efektywność równocześnie zapewni rzetelną kontrolę czasu pracy, zautomatyzuje zadania działu kadr oraz zadba o odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
Poznaj nasz system do monitorowania czasu pracy.
Dowiedz się więcej >>NiceWorkTime