Codzienne funkcjonowanie instytucji publicznych jest obostrzone wieloma przepisami i ścisłymi zasadami bezpieczeństwa. Wiążą się one z regulacjami prawnymi oraz ministerialnymi wytycznymi, którym każda jednostka administracyjna musi sprostać. Optymalizowanie kadr i etatów, a także efektywność pracy zatrudnionych osób spotykają się z rosnącymi wymaganiami w zakresie przejrzystości, uczciwości i rzetelności.
Doskonalenie zarządzania personelem, dbanie o nadzór nad pracownikami i spełnianie odgórnych zaleceń to nie lada wyzwanie, często przekraczające możliwości jednej osoby. Jednak większość pracy ręcznej można zastąpić specjalistycznym oprogramowaniem, skrojonym idealnie na potrzeby organów administracyjnych i instytucji pożytku publicznego. Takim najbardziej oczywistym narzędziem jest elektroniczna rejestracja czasu pracy. Współczesna technologia zagląda coraz częściej do budynków władz państwowych i lokalnych, przynosząc korzyści, które doceniono w zastosowaniach komercyjnych.
Przeczytaj również powiązany wpis: Mity na temat monitoringu czasu pracy. Korzyści systemu RCP
Rejestracja czasu pracy RCP w instytucjach publicznych – czemu warto skorzystać z elektronicznych systemów?
Rejestracja czasu pracy (RCP) polega w skrócie na zbieraniu dokładnych danych o godzinach pracy, przerwach i urlopach pracowników. Działanie tego oprogramowania opiera się na konieczności pozostawienia śladu w systemie przez każdego pracownika. Ma to miejsce za każdym razem, kiedy rozpoczyna oraz kończy swój dzień pracy. Pobranie danych za pośrednictwem czytnika kart zbliżeniowych, czytnika NFC lub innego rodzaju identyfikacji w postaci karty RFID czyli identyfikatora z kodem QR, jest początkiem procesu. Jego podsumowaniem będzie wygenerowanie czytelnych raportów w celu uzyskania informacji na temat przepracowanych godzin dla konkretnego pracownika lub grupy podwładnych.
Rejestrator rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy znacząco ogranicza ryzyko nadużyć, takich jak nieuzasadnione nadgodziny czy zatuszowane absencje. Ostateczna likwidacja papierowych list obecności, które zastąpi elektroniczna ewidencja, pozwala też poczynić oszczędności na etatach. Są to więc zarówno korzyści finansowe, jak i personalne. System umożliwia monitorowanie wejścia i wyjścia każdej osoby bez jakichkolwiek nieporozumień, co pozytywnie wpływa na morale i samodyscyplinę zespołu zatrudnionych ludzi. Transparentność danych i dostęp do istotnych informacji w czasie rzeczywistym na każde życzenie przełożonego poprawiają zachowania wśród pracowników, a to przekłada się na poprawę atmosfery i relacji międzyludzkich.
RCP długofalowo przyczynia się do polepszenia jakości usług świadczonych przez publiczną instytucję na rzecz społeczeństwa. Sprzyja też minimalizowaniu niepotrzebnych kosztów, pokrywanych z kieszeni podatnika. Przejście na cyfrową rejestrację czasu pracy eliminuje nadużycia pracownicze w kwestii przepracowanych godzin, a weryfikacja niezbędnych danych jest szybka i sprawiedliwa dzięki raportom generowanym w systemie na każde życzenie jego administratora.
Czy RCP może sprawdzić się w każdej instytucji?
Jak można zaobserwować, coraz więcej urzędów i organizacji publicznych decyduje się na implementację RCP. Nawet w niewielkich jednostkach gminnych jest to ogromny krok w kwestii zarządzania czasem pracy oraz dysponowania personelem w obiektach użyteczności publicznej. Poprzez nieomylne monitorowanie godzin pracy jednostki administracyjne dążą do pełnej przejrzystości oraz uczciwości swojego działania, a z drugiej strony starają się maksymalnie zoptymalizować możliwości etatowych pracowników. Desygnowanie osób z działu kadr do innych zadań to jedna z pierwszych korzyści, jakie zaistnieją tuż po wprowadzeniu ewidencji elektronicznej.
Każdy urząd, który do tej pory posługiwał się papierowymi kartami obecności, bez możliwości szybkiego wprowadzania danych do systemu HR, mógł polegać jedynie na wyrywkowej kontroli wiarygodności danych. W sytuacjach, gdy jedna osoba czy też grupa ludzi wykorzystywała to wąskie gardło, mogło dochodzić do nieuczciwych nadużyć, które z czasem stawały się powszechną praktyką. RCP daje możliwości pełnego raportowania dla pojedynczych pracowników lub grup w dowolnych ramach czasowych. Można więc szybko wygenerować raport dla wskazanego okresu w kalendarzu i dla określonej liczby pracowników oraz wyeksportować go w postaci pliku w wybranym formacie zapisu, jak PDF, CSV, XML czy TXT.
Kto może skorzystać na wdrożeniu automatycznej rejestracji czasu pracy?
Z punktu widzenia instytucji publicznych użyteczne funkcje RCP sięgają o wiele dalej, pomagając tworzyć im pełne kartoteki personalne. Dają możliwość rozpatrywania wniosków o urlop oraz udzielania różnego rodzaju pozwoleń, na przykład na ruchomy czas pracy czy nadgodziny. Również rzetelna i odbywająca się w pełni automatyczny sposób rejestracja odbioru godzin oraz dni czy też ustalanie nieobecności i urlopów sprzyjają temu, by każdy pracownik czuł się sprawiedliwie traktowany.
Rejestracja godzin pracy może być podparta wewnętrznym regulaminem danej instytucji, oczywiście zgodnym z Kodeksem pracy. Oprogramowanie zliczające przepracowane dni zapewnia też pełną automatyzację procesów związanych z HR, skracając czas poświęcony na administrację i zarządzanie harmonogramami pracy. Istotnym elementem nowoczesnych systemów RCP jest możliwość modyfikowania ich według potrzeb oraz bieżących schematów organizacyjnych. Administrator ma dzięki temu otwarte możliwości w kwestii kontroli zatrudnionych osób, wraz z szybkim dodawaniem nowych pracowników do systemu.
Bezpieczeństwo systemu i funkcjonowanie w praktyce – jak działa RCP dla instytucji publicznych i co może oferować?
Dla kierowników poszczególnych działów bezcenne są bieżące informacje dotyczące nieobecności, spóźnień lub nadgodzin. Automatyczne i precyzyjne rozliczanie godzin spędzonych na stanowisku oraz uproszczenie procedur tworzenia list płac ma swoje zastosowanie również dla obsługi pracy zdalnej. Wirtualne „odbicie karty” przez pracownika korzystającego z tego przywileju w szczególnych wypadkach pozwala sprawdzać jego sumienne podejście do obowiązków przy służbowym laptopie.
Zgromadzone przez system dane mogą być zestawione są w postaci raportów za konkretny okres oraz wysyłane do systemów kadrowych. Informacje te są najczęściej przechowywane w pamięci kontrolera, zaś ich odczyt realizowany jest przy użyciu sieci komputerowej lub pamięci przenośnej podłączanej do kontrolera. Nieobecności są kwalifikowane zgodnie z uwzględnieniem harmonogramu pracy i urlopów, delegacji i wyjść służbowych, a także zwolnień lekarskich. Można też korzystać z innych, definiowanych przez użytkownika, metod zaliczania czasu pracy według określonych reguł.
Łączenie cyfrowego RCP z systemem kontroli dostępu, czyli unifikacja rozwiązań w obszarze ochrony danych i mienia
Systemy KD i RCP są uniwersalnymi narzędziami, które nie są z góry obliczone pod określone firmy czy organizacje. Można je rozwijać stosownie do unikalnych potrzeb, wybierając autonomię działania lub od razu połączyć z innymi. To tworzy kompleksowe rozwiązania w dziedzinie bezpieczeństwa. Skanowanie tęczówki oka lub odcisk palca jako identyfikacja biometryczna albo stosowanie kart chipowych sprawiają, że otworzenie drzwi wejściowych przez osobę niepowołaną jest niemożliwe bez użycia siły.
Skuteczny system RCP to nie tylko sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi. Odpowiednio przystosowany będzie doskonale współdziałać z monitoringiem oraz systemami alarmowymi i uzupełniać funkcjonowanie SKD, jeśli został on wcześniej zainstalowany. Umożliwia on też zastosowanie odpowiednich poświadczeń do autoryzowanego dostępu oraz ich zniesienie w dowolnym momencie dla wskazanego pracownika.
Wdrożenie systemu, który chroni zbiory dokumentów oraz aktywa i stale nadzoruje każde pojedyncze wejście, jest priorytetem dla administracji państwowej. Rozwiązania dla instytucji rządzą się swoimi prawidłami, natomiast ewidencja czasu pracy pracowników połączona z zapewnieniem im jak najlepszych zabezpieczeń z pewnością jest godna polecenia. Rosnący poziom bezpieczeństwa, zmniejszone ryzyko kradzieży bądź włamania oraz szczelna ochrona danych osobowych i wrażliwych informacji to dla obiektów rządowych sprawa najwyższej wagi.