Mimo postępującej cyfryzacji oraz automatyzacji procesów całkiem pokaźne grono firm wciąż marnuje sporo swoich ludzkich zasobów na zbędne i powtarzalne czynności. Ręczne sortowanie oraz przygotowywanie dokumentów papierowych i ich wielostanowiskowy obieg czy też tradycyjna archiwizacja nadal nie wszędzie zostały pożegnane. Tymczasem rośnie ryzyko, że w gąszczu informacji pracownicy firmy mogą się pogubić lub popełnić poważny błąd przez zaniedbanie czy też utratę ważnych dokumentów.
Coraz częściej pojawia się też kwestia zachowania wymogów prawnych w zakresie prawidłowego przechowywania dokumentów zawierających wrażliwe czy poufne dane. Czas najwyższy pomyśleć nad rozwiązaniem dostosowanym do rosnących potrzeb i przy tym w pełni cyfrowym. Poznajmy funkcjonalność i zalety oprogramowania DMS oraz jego rolę w procesie sprawnego przepływu dokumentów i obiegu informacji.
Przeczytaj również: Elektroniczne archiwum dokumentów – przyszłość archiwizacji
Elektroniczny system zarządzania dokumentami DMS w pigułce
System zarządzania dokumentacją, czyli Document Management System, to moduł do indeksowania, archiwizowania, przeglądania i udostępniania dokumentów. Umożliwia bezpieczne przetwarzanie ich w formie cyfrowej oraz zapewnia wyraźną redukcję papierologii. Zmniejsza nakłady pracy związane z obiegiem, modyfikowaniem i przechowywaniem dokumentacji, a jego wszechstronność sprawia, że doskonale nadaje się do zastosowania w różnych branżach.
Dzięki rozwiązaniu DMS pracownicy oszczędzają czas, zaś przekształcenie dokumentów do wersji cyfrowej oraz dalsza organizacja dokumentacji są proste i intuicyjne. Wszystkie akta stają się łatwo dostępne, co pozwala na ich szybsze przeglądanie oraz analizowanie wedle bieżących potrzeb. Ważne przy tym jest to, że choć DMS umożliwia elektroniczny obieg dokumentów w firmie, to dostęp oraz możliwość ich przetwarzania mogą być odgórnie ograniczone według ustalonych reguł uprawnień.
Sprawny obieg dokumentów oraz integracja z CRM i ERP – dlaczego warto skorzystać z DMS w swojej firmie?
Program DMS automatycznie rejestruje wszelkie zdarzenia i zmiany, co zapewnia pełną historię modyfikacji i ułatwia audyty. Może służyć do zastosowań stricte biurowych czy biznesowych, jak również do dokumentacji technicznej, projektowej, handlowej i każdej innej, która jest niezbędna do działania przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach DMS jest częścią większych systemów służących do zarządzania, jak ERP czy CRM.
Przy pomocy zaawansowanych filtrów wyszukiwania lub funkcji wyszukiwania pełnotekstowego DMS pozwala odnajdywać potrzebne dokumenty w mgnieniu oka. Zapewnia tym samym wspaniały komfort pracy oraz pełne bezpieczeństwo plików będących w obiegu. Zarządzanie dokumentami w firmie, dostęp do danych dla współpracy grupowej, dysponowanie zapasami, bezpieczna archiwizacja, sprawna komunikacja i o wiele więcej – tymi aspektami zajmie się nowoczesny DMS w Twojej firmie.
W jaki sposób system DMS wpływa na płynność zarządzania dokumentacją?
System DMS ułatwia realizację działań związanych z rejestrowaniem dokumentów, ich segregowaniem i klasyfikacją. Wszystkie są archiwizowane w sposób zapewniający pełną kontrolę dostępu do nich. DMS jest szczególnie przydatny w miejscach, gdzie procesy są powtarzalne i nad danym dokumentem czy formularzem pracuje wiele osób.
DMS w firmie odgrywa istotną rolę w zarządzaniu projektami, wyraźnie poprawia efektywność pracy zespołu oraz zwiększa transparentność poczynań. Pomaga również w tworzeniu dokumentacji projektowej, która jest niezbędna do monitorowania postępów i planowania kolejnych etapów prac. Zmiany i aktualizacje muszą być zgodne z bieżącym stanem, a rozproszone na różnych platformach dokumenty powodują chaos, przestoje i niepotrzebne straty czasu.
System obiegu dokumentów jest kontrolowany przez ograniczanie dostępu i autoryzację. Poszczególni użytkownicy mają wgląd lub możliwość modyfikacji tylko tych, dla których zostały nadane im uprawnienia. Każdy może więc działać na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazać przetworzony dokument kolejnym pracownikom. Uprawnienia te mogą być przypisywane na poziomie użytkownika, dla grupy lub według stanowiska. System DMS zarejestruje wszystkie operacje, co umożliwia audyt oraz śledzenie, kto i kiedy dokonał zmian.
Efektywne zarządzanie dokumentacją – kiedy warto wdrożyć system DMS?
Jeżeli myślisz nad tym, by wykorzystać zalety DMS dla swojej firmy, to wybierając system najpierw konieczna jest dokładna analiza potrzeb. Warto postawić na konsultację z pracownikami i wspólnie wynotować wszelkie wąskie gardła oraz wskazać słabe strony w bieżących procesach obracania dokumentami w organizacji. Taka burza mózgów pozwoli zyskać wiedzę o tym, czy wybrany system już w podstawowej wersji spełni większość Twoich oczekiwań i czy zrealizuje postulaty pracowników poszczególnych działów.
Jeśli cyfrowe dokumenty nie są uporządkowanie i właściwie zorganizowane, to korzystanie z nich jest utrudnione i może prowadzić do opóźnień. Dzięki DMS możesz stworzyć spójną strukturę folderów i meta danych, ułatwiając ich organizację oraz gwarantując bezpieczny dostęp do dokumentów. To usprawnienie będzie stanowić świetne wsparcie dla firmy, której zależy na systematycznym rozwoju, bo DMS zalicza się do kategorii narzędzi, które optymalizują i przyspieszają codzienną pracę.
Jak działa system DMS w zarządzaniu dokumentami projektowymi?
Pliki elektroniczne przetworzone wcześniej z formatu papierowego lub zapisane oryginalnie jako cyfrowe znajdują się w bezpiecznej chmurze. Oprogramowanie pozwala na kategoryzowanie dokumentów na podstawie kilku kryteriów. Najczęściej to rodzaj dokumentu, jego data lub osoba odpowiedzialna za dany dokument. Możliwe jest również przypisywanie dodatkowych znaczników, co sprawia, że stają się znacznie łatwiejsze do późniejszego wyszukiwania. DMS oszczędza tym samym pracownikom mnóstwo wysiłku związanego z ręcznym segregowaniem papierowych dokumentów czy też przechowywaniem archiwów zgodnie z procedurami.
Z uwagi na charakter niektórych informacji projektowych, jak na przykład patenty czy bezcenny know-how, szczególnie ważne jest wypracowanie systemu uprawnień. Musi on wykluczać dostęp niepowołanych osób do wskazanych zasobów. Na etapie konfiguracji można też określić, które elementy DMS będą aktywne, jak również jakie typy fizycznych plików znajdą się w danym dokumencie. To na przykład rysunki techniczne, schematy czy opisy techniczne.
Korzyści z wdrożenia zintegrowanego źródła dokumentacji technologicznej, które zapewnia zarządzanie różnymi wersjami dokumentacji oraz usprawnia kontrolę nad poziomami dostępu są wielopłaszczyznowe. DMS przyspiesza dostęp do aktualnych informacji projektowych, redukuje czas oczekiwania na kluczowe informacje oraz wpływa na zmniejszenie ryzyka efektów błędów w dokumentacji.
Przykład nowoczesnego oprogramowania do zarządzania dokumentami – jak działa system NiceDMS?
Przykładem nowoczesnego i wszechstronnego narzędzia, które może w znaczący sposób poprawić proces rewizji dokumentacji w firmie dzięki cyfryzacji dokumentów, jest NiceDMS. Umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą poprzez system cyfrowy oraz bezpośredni zapis wprowadzanych danych w dowolnym formacie. Wbudowany kreator formularzy dokumentów pozwala na przygotowywanie szablonów dla często używanych pism, a pola właściwości uzupełniają się automatycznie po wypełnieniu formatki meta danych.
NiceDMS oferuje dodatkowe zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem, między innymi dzięki możliwości dodawania znaków wodnych do dokumentów oraz śledzeniu wszystkich zmian w systemie. Uprawnieni użytkownicy mają pełną kontrolę nad dokumentami i mogą bezpiecznie usuwać zarchiwizowane dane. System umożliwia przechowywanie i archiwizację w centralnej bazie danych, która jest dostępna z różnych urządzeń oraz lokalizacji.
Moduł systemu IT NiceDMS pozwala również na digitalizację dokumentów pracowniczych, przekształcając papierowe akta w e-akta cyfrowe. Skanowanie i dodanie podpisu elektronicznego lub pieczęci pracodawcy zapewnia łatwy dostęp oraz dodatkowe zabezpieczenia. Dokumenty przeglądane są w archiwum z użyciem wbudowanej przeglądarki ze znakami wodnymi. Nowe pliki można zapisywać bezpośrednio w różnych formatach, a kreator formularzy pozwala tworzyć szablony i automatycznie uzupełniać metadane.