System klasy ERP jest przydatny nie tylko przedsiębiorstwom. Skorzystają z niego również organy administracji publicznej. Taki program pozwoli im efektywnie operować zasobami i usprawnić procesy, do których dochodzi w urzędach. Jego zalety docenią zarówno pracownicy, jak i klienci instytucji administracyjnych.
Co to jest system ERP w administracji?
ERP dla jednostek administracji publicznej to zintegrowany system informatyczny, który składa się z różnych modułów. Dzięki wygodnemu dostępowi do niezbędnych danych, a także możliwości integracji poszczególnych procesów biznesowych uporządkuje funkcjonowanie instytucji publicznych i pozwoli na efektywną gospodarkę zasobami.
Wdrażając system ERP, administracja może sprawniej realizować poszczególne etapy zarządzania, na przykład personelem. Cechą systemu jest to, że obejmuje wiele sfer działalności urzędów, które są związane między innymi z realizacją projektów unijnych albo kadrami.
Jakie instytucje mogą skorzystać z systemu ERP dla administracji publicznej?
ERP idealnie sprawdzi się w instytucjach publicznych każdego szczebla. Nie ma znaczenia, czy działają one w ramach administracji rządowej, czy państwowej lub samorządowej. W każdym przypadku pomoże im zautomatyzować poszczególne zadania i procesy, co usprawni organizację pracy.
Kompleksowy system klasy ERP może zostać wykorzystany nie tylko w urzędach wojewódzkich, starostwach powiatowych albo jednostkach gminnych, ale również w podmiotach utworzonych i zarządzanych przez nie. Dotyczy to na przykład placówek służby zdrowia, pomocy społecznej oraz kulturalno-oświatowych.
Jakie moduły i funkcjonalności systemu ERP są przydatne dla organów administracji publicznej?
ERP umożliwi pełną kontrolę nad zasobami, jakimi dysponują instytucje administracyjne. Może mieć charakter kompleksowy i objąć wszystkie obszary działalności danego urzędu. Nie ma jednak przeszkód do tego, aby miał nieco bardziej ograniczony charakter i składał się z 1 albo 2 modułów.
Księgowość i finanse
ERP wspomoże organizację pracy w instytucjach administracji publicznej w sferze finansowo-księgowej. Dzięki niemu można:
- nadzorować przepływy pieniężne;
- stworzyć dokumentację rozliczeniową;
- ewidencjonować środki trwałe typu pojazdy czy nieruchomości.
Moduł jest przydatny również do rozliczania kosztów prac usługowych realizowanych na terenie danej jednostki. Dotyczy to na przykład remontów. ERP idealnie sprawdzi się ponadto do obsługi funduszy pożyczkowych przeznaczonych dla pracowników, w tym PKZP lub ZFM (pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe oraz zakładowe fundusze mieszkaniowe).
Obsługa projektów
ERP w jednostce administracji publicznej niesie ogromne możliwości, jeśli chodzi o usprawnienie realizacji projektów społecznych czy infrastrukturalnych. Umożliwi osiągnięcie celów statutowych w oparciu o środki budżetowe, a także środki unijne. Ułatwi wyznaczenie harmonogramu i budżetu danego projektu, wymianę danych między członkami zespołu projektowego oraz kontrolę nad realizacją planu.
Zarządzanie personelem
ERP w administracji publicznej to niezbędny element skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi. System pozwoli poszczególnym jednostkom sprawnie:
- ewidencjonować czas pracy urzędników i pozostałego personelu;
- rozliczyć ich wynagrodzenie razem z różnymi dodatkami i nagrodami;
- przeprowadzić zewnętrzną i wewnętrzną rekrutację pracowników.
Oprogramowanie dla administracji publicznej jest pomocne nie tylko dla osób zarządzających personelem, ale także dla samych pracowników. Za pomocą ERP mogą oni wygodnie sprawdzić informacje dotyczące urlopów, delegacji czy szkoleń.
Obsługa dokumentów
Częścią ERP dla administracji samorządowej czy państwowej jest DMS (Document Management System). System zrobi w sposób automatyczny wiele zadań związanych z obiegiem dokumentów w urzędzie. Dzięki niemu można szybko:
- posegregować i zarchiwizować dokumenty;
- udostępnić je innym podmiotom;
- wyszukać określone dane – służy do tego zintegrowana baza, w której znajdują się zarówno dokumenty powstałe w ramach funkcjonowania danej placówki, jak i te otrzymane z zewnątrz.
System zarządzania dokumentami w ramach ERP pozwoli wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, który zapewni oszczędność czasu i pieniędzy. Nie będzie na przykład potrzeby każdorazowego skanowania dokumentów w celu przesłania ich do innych podmiotów. DMS umożliwi również zaawansowaną analizę danych, co pomoże podejmować racjonalne decyzje dotyczące na przykład gospodarki finansowej urzędu.
Na co zwrócić uwagę, jeśli szukasz systemu ERP dla sektora publicznego?
System ERP dla jednostek administracji publicznej powinien być nie tylko funkcjonalny, czyli zawierać wszelkie niezbędne moduły. Ważne jest też to, aby:
- był łatwy w obsłudze – służy temu czytelny interfejs oraz możliwość uzyskania dostępu do niego za pomocą nie tylko urządzeń stacjonarnych, ale również mobilnych;
- zapewnił sprawny przepływ informacji między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, na przykład w oparciu o intranet;
- miał możliwość rozbudowy o kolejne moduły.
Istotne jest również to, aby ERP w jednostce administracyjnej został zbudowany zgodnie z zasadami UX (User Experience). Powinien ściśle odpowiadać potrzebom użytkowników i zapewnić na przykład atrakcyjne menu oraz wygodną ścieżkę dostępu do wszystkich funkcji. Ułatwi to pracownikom korzystanie z niego, co przełoży się na zwiększenie wydajności działania urzędu.
Duże znaczenie ma też kompatybilność ERP z innymi systemami używanymi w urzędzie. Chodzi między innymi o OCR, który pozwala na przenoszenie znaków czy tekstów z plików graficznych do elektronicznej bazy danych. Jest to przydatne na przykład podczas wprowadzania papierowych faktur do ERP.
Elementem sprawnego zarządzania zasobami jednostek administracji publicznej może być również system kontroli dostępu. Skutecznie ochroni pomieszczenia urzędowe, w których przechowuje się ważne dane i dokumenty. Aby go zastosować, warto skorzystać z oferty renomowanej agencji. Pomoże ona również wdrożyć nie mniej przydatne podczas funkcjonowania organów administracji systemy, na przykład monitorowania energii albo workflow w systemie ERP (pozwoli zarządzać zadaniami w sposób scentralizowany).
Jakie korzyści generuje system ERP w administracji publicznej?
Implementacja ERP w administracji publicznej niesie wiele korzyści. System daje wygodny i szybki wgląd w sytuację poszczególnych jednostek administracyjnych, czego efektem jest większa efektywność działania i szybsza obsługa interesantów.
Sprawna realizacja zadań
ERP pozwoli na optymalizację zadań, jakie są realizowane w placówkach administracyjnych. Dotyczy to zarówno tych, które są wykonywane na bieżąco, podczas obsługi interesantów (mogą być związane z prowadzeniem działalności gospodarczej albo ze sprawami obywatelskimi), jak i tych, które mają charakter cykliczny (rozliczenia z pracownikami i wysyłka dokumentów do ZUS-u czy urzędu skarbowego). Efektem jest większa wydajność działania urzędu, co przełoży się na szybsze załatwianie spraw oraz realizowanie i rozliczanie projektów unijnych.
Zgodność z wymogami prawa
ERP wspiera organy administracji publicznej w dostosowaniu się do zmian w przepisach, zarówno krajowych, jak i unijnych. Dotyczy to na przykład RODO, czyli uregulowań odnoszących się do ochrony danych osobowych. System ułatwi urzędom działanie zgodnie z wymogami prawa, co ograniczy ryzyko pojawienia się kosztownych naruszeń w tym obszarze.
ERP pozwoli jednostkom administracji publicznej dostosować się do zmieniających się warunków działania
Dzięki ERP urzędy są w stanie obsługiwać więcej klientów w krótszym czasie. Decyduje o tym elektroniczny obieg dokumentów i sprawna wymiana danych między poszczególnymi wydziałami. Duże znaczenie odgrywa też szybki dostęp do aktualnych i zarchiwizowanych danych. Dzięki takim rozwiązaniom urzędy stają się bardziej przyjazne interesantom, co sprzyja promowaniu pozytywnego wizerunku administracji w społeczeństwie.