Aby usprawnić działalność przedsiębiorstwa, każdy pracodawca powinien stale poszukiwać nowoczesnych rozwiązań. W firmie zatrudniającej pracowników warto wdrożyć system kontroli czasu pracy, który pozwoli ewidencjonować dane na temat okresu przebywania personelu w pracy. Dowiedz się, dlaczego inwestycja w automatyczne prowadzenie ewidencji czasu pracy jest korzystna.
Co to jest system rejestracji czasu pracy? Jak działa system RCP?
Rejestr czasu pracy gromadzi dane na temat godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez personel. Informacje są pozyskiwane automatycznie, dzięki czemu pracownicy nie muszą potwierdzać obecności na papierowych listach.
System pozwoli wygodnie:
- określić, jak długo personel przebywał w firmie danego dnia, i zarejestrować ewentualne spóźnienia oraz wcześniejsze wyjścia;
- rozliczyć urlopy i nadgodziny czy delegacje, a także zwolnienia chorobowe;
- dostarczyć pracodawcy elektroniczne wnioski urlopowe.
RCP to rozwiązanie bardzo korzystne dla pracowników i pracodawców, gdyż pozwoli sprawniej rozliczyć czas pracy. Warto z niego skorzystać zawsze, gdy zatrudniasz personel.
Z jakich elementów składa się system do rejestracji czasu pracy?
Zastanawiasz się, co jest potrzebne, aby obsłużyć system ewidencji czasu pracy? Zwykle sprowadza się to do oprogramowania, które odpowiada za obsługę całego systemu i które może działać w chmurze, a także odpowiednich urządzeń. Potrzebne są:
- zamki i rygle elektroniczne, które zabezpieczą dostęp do budynków firmy;
- czytniki, które umożliwią otwarcie bram i drzwi po uwierzytelnieniu pracowników.
W sprzedaży znajdują się różne czytniki. Najczęściej stosuje się takie, w których autoryzacja odbywa się po wpisaniu na klawiaturze specjalnego kodu albo po zastosowaniu breloków czy kart zbliżeniowych. Bardzo wygodne w trakcie użytkowania są skanery biometryczne, które pozwolą wejść do siedziby firmy po zbliżeniu twarzy, tęczówki oka czy czubka palca. Uwierzytelnienie można wykonać także w sposób zdalny, na przykład za pomocą kodów QR albo poprzez smartfona.
Dużym atutem systemu jest to, że jego montaż nie jest skomplikowany ani inwazyjny. Trzeba jednak pamiętać o dobraniu funkcjonalnych komponentów, a także o ich prawidłowym podłączeniu i zintegrowaniu ze sobą.
Jakie korzyści daje elektroniczna rejestracja czasu pracy w Twojej firmie?
Zgodnie z Kodeksem pracy, jeśli zatrudniasz personel, musisz ewidencjonować, jak długo wykonuje on obowiązki zawodowe. RCP pozwoli Ci więc wypełnić wymogi, jakie nakładają przepisy prawa pracy. System umożliwia efektywne monitorowanie statusu obecności pracowników w firmie, co jest korzystne zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym.
RCP daje możliwość wygodnego zarządzania czasem pracy w przedsiębiorstwie
Automatyczne weryfikowanie godzin wejścia i wyjścia pracowników daje Ci wgląd do wszystkich danych związanych z czasem pracy. Są zgromadzone w jednej bazie, do której wejdziesz po zalogowaniu się z niemal dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy sprzęt typu laptop albo smartfon oraz internet. Jest to bardzo ważne na przykład wtedy, gdy firma ma wiele oddziałów i często przemieszczasz się między nimi albo dużo podróżujesz służbowo i chcesz mieć stałą kontrolę nad pracownikami.
System rejestracji czasu pracy online w dowolnym momencie zapewni szybki:
- dostęp do list obecności swoich pracowników w podziale na poszczególne dni czy miesiące – możesz łatwo filtrować dane i na przykład sprawdzić poziom absencji, w tym chorobowych, a także ilość spóźnień w danym okresie;
- podgląd grafików pracy, co ułatwi zaplanowanie i oddelegowanie zadań, również w przypadku pracy wielozmianowej;
- podliczenie czasu pracy osób, które znajdują się w zespole roboczym albo uczestniczą w konkretnym projekcie.
Każdy rejestrator czasu pracy można łatwo zintegrować z systemem zarządzania przedsiębiorstwem, na przykład ERP. W ten sposób specjaliści pracujący w działach kadrowo-płacowych uzyskają wygodny dostęp do zbiorczych danych na temat okresu realizacji zadań przez pracowników. Także poszczególni członkowie personelu mogą łatwo sprawdzić indywidualne statystyki dotyczące frekwencji w miejscu pracy.
Zastosowanie systemu RCP pozwoli efektywniej rozliczać czas pracy pracowników
Automatyczna ewidencja godzin pracy pomoże Ci skupić się na najważniejszych zadaniach w firmie. Nie musisz samodzielnie weryfikować list obecności ani zatrudniać do takich zadań dodatkowego pracownika, gdyż system zrobi to za Ciebie. Daje to dużą oszczędność czasu i pieniędzy podczas pracy w biurze czy w zakładzie produkcyjnym.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy to rezygnacja z papierowych dokumentów
Dzięki temu, że pracownicy będą rejestrować zdarzenia w automatycznym systemie, nie trzeba robić tego ręcznie. Pomoże to:
- sukcesywnie eliminować potrzebę stosowania papierowych dokumentów – efektem jest znaczna oszczędność pieniędzy związana z ograniczeniem stosowania papieru i tuszy do drukarek;
- usprawnić obieg informacji – żaden z pracowników nie musi realizować żmudnych czynności związanych z podpisywaniem list obecności.
Duża zaletą systemu rejestracji zdarzeń w firmie jest to, że umożliwia automatyczne generowanie dokumentów urzędowych. Obejmuje to druki składane między innymi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy.
RCP daje wygodny dostęp do różnych raportów
System ułatwia prowadzenie ewidencji również dlatego, że pozwala na dostęp do danych w dowolnym momencie. Możesz w nim wygenerować raporty przeznaczone dla pracodawców i pracowników, które zawierają informacje dotyczące między innymi dziennych planów i wyrobionej normy, przerw i pracy w święta czy spóźnień pracowniczych.
Elektroniczna lista obecności to znaczne ułatwienie w trakcie pracy zdalnej
Automatyczna ewidencja czasu pracy świetnie sprawdzi się w przypadku pracy zdalnej. Możesz na bieżąco kontrolować personel dzięki wykorzystaniu przenośnych urządzeń, które pozwolą zarejestrować początek i koniec pracy. Rozwiązanie jest idealne, gdy część lub całość obowiązków zawodowych wykonywanych jest poza siedzibą firmy. Dotyczy to na przykład:
- pracy w domu czy na budowie;
- sprzedaży prowadzonej poza lokalem przedsiębiorstwa.
Niektóre systemy wykazują zgodność z GPS-em. Pozwoli on precyzyjnie określić lokalizację pracowników i zweryfikować, czy wykonują swoje zadania we właściwym miejscu.
Jak efektywnie rejestrować czas pracy pracowników? Zdecyduj się na system kontroli dostępu!
Jeśli chcesz zastosować system RCP w swojej firmie, postaw na zestaw kontroli dostępu. Nie tylko ułatwi kontrolowanie pracowników, ale również pozwoli:
- zabezpieczyć budynki i pomieszczenia firmowe przed dostępem ze strony niepożądanych osób – ograniczy to ryzyko kradzieży drogich urządzeń bądź ważnych dokumentów;
- stworzyć hierarchię uprawnień – możesz wyznaczyć strefy chronione i zdecydować, którzy z pracowników mogą do nich wejść;
- usprawnić ewakuację na przykład w razie pożaru dzięki automatycznemu odblokowaniu zamków.
Obecnie istnieją nowoczesne rozwiązania, które pozwolą zadbać o Twoją firmę na wielu płaszczyznach. Nie czekaj i pozwól pracownikom na rejestrację czasu pracy za pomocą automatycznego systemu monitorowania dostępu. W ten sposób możesz usprawniać działalność przedsiębiorstwa i zwiększać poziom bezpieczeństwa na jego terenie.
Jak skutecznie wdrożyć system rejestracji czasu pracy w swojej firmie? Zwróć szczególną uwagę na planowanie projektu
Aby skutecznie kontrolować pracowników, potrzebny jest system idealnie dopasowany do potrzeb Twojej firmy. Przed jego zakupem zweryfikuj:
- ilu pracowników zatrudniasz i jak mocno rozbudowany ma być RCP;
- jakich raportów potrzebujesz i jak często będziesz je generował;
- w jakiej formie realizowana jest praca – stacjonarnej, zdalnej czy hybrydowej;
- jakie rozliczenia są potrzebne – jedynie osobowe, czy również projektowe.
Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci zdecydować, ile i jakie urządzenia są potrzebne oraz jakie funkcjonalności powinien zawierać system RCP. Warto skonsultować się ze specjalistami, którzy mają odpowiednie doświadczenie w realizacji tego typu projektów.