Planowanie harmonogramu pracowników nie należy do łatwych zadań, szczególnie w przypadku większych firm pracujących w oparciu o system pracy wielozmianowej. Na szczęście dzięki wykorzystaniu programów do rejestracji czasu pracy można sprawnie zorganizować pracę całego zespołu i poszczególnych działów w firmie. Jak to zrobić? Sprawdź, jak system rejestracji czasu pracy może ułatwić Ci tworzenie grafików dla Twoich pracowników.
Przeczytaj również: System rejestracji czasu pracy RCP a integracja z systemami
Harmonogram czasu pracy – najważniejsze informacje
Harmonogramem czasu pracy nazywamy zaplanowany czas pracy, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki (świadczy pracę) na rzecz pracodawcy, który go zatrudnia. Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, harmonogram:
- może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej;
- musi obejmować okres krótszy niż okres rozliczeniowy – ale minimum 1 miesiąc (standardowy grafik miesięczny);
- musi uwzględniać określony wymiar pracy, tj. maksymalnie 8 godz. na dobę i 40 godz. w tygodniu;
- musi być przekazany pracownikowi co najmniej tydzień przed terminem, od którego zaczyna obowiązywać.
Zaplanowanie i stworzenie harmonogramu pracy pracowników jest bardzo wymagające. Grafik powinien uwzględniać nie tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w konkretnym dniu, ale również takie aspekty, jak doba pracownicza, praca w weekendy, praca w godzinach wieczornych, nadgodziny, urlopy, zwolnienia lekarskie, odpoczynek i szereg innych parametrów. Weź pod uwagę, że firma może zatrudniać 5, 50 albo 500 osób – i w przypadku każdej z nich należy zastosować powyższe dane. W gąszczy tylu informacji nietrudno się pogubić.
System RCP do ewidencji czasu pracy. Nowoczesne rozwiązanie do planowania grafików
System RCP do rejestracji czasu pracy online to rewolucyjne narzędzie do ewidencji, planowania oraz precyzyjnego rozliczania czasu pracy osób zatrudnionych w firmie. Jedną z jego podstawowych funkcjonalności jest automatyczne tworzenie grafików dla zespołu z uwzględnieniem najważniejszych czynników, takich jak:
- wymiar czasu pracy (rodzaj umowy);
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- informacja o dniach roboczych;
- doba pracownicza;
- święta ustawowe i dni wolne od pracy;
- dni wolne od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy;
- obowiązkowa wolna niedziela dla pracownika minimum raz na 4 tygodnie;
- podział na zmiany;
- wnioski urlopowe pracowników, zwolnienia lekarskie itd.
Planowanie harmonogramu z wykorzystaniem systemu RCP pozwala zautomatyzować procesy związane z tworzeniem grafików. Zarządzanie pracą pracowników staje się banalnie proste i szybkie, nawet w przypadku firm zatrudniających setki czy tysiące osób pracujących w różnych trybach – m.in. zdalnym, stacjonarnym, nienormowanym czy zmianowym.
Jeśli do tej pory przytłaczała Cię papierologia związana z planowaniem harmonogramu pracowników i poświęcałeś na to zbyt dużo czasu, system do prowadzenia ewidencji czasu pracy będzie idealnym rozwiązaniem dla Ciebie. W kilka chwil możesz wygenerować przejrzysty grafik, do którego wprowadzisz niezbędne modyfikacje, jeśli pojawi się taka potrzeba. W ten sposób zyskasz pełną kontrolę nad pracą pracowników w Twojej firmie i zapomnisz o nieefektywnych, żmudnych procesach.
System rejestracji czasu pracy – jak pomaga w tworzeniu harmonogramu pracowników?
System RCP wraz z modułem do planowania i tworzenia harmonogramów pracy umożliwia sprawne i efektywne kierowanie zespołem. To nieocenione wsparcie i optymalizacja pracy poszczególnych działów firmy, w tym kierowników, działu kadr czy HR.
Zautomatyzowane tworzenie grafików pracy i rozliczanie godzin pracy
Po podaniu kilku podstawowych parametrów i wytycznych system automatycznie rozpisuje stały grafik pracy lub grafik cykliczny (w przypadku pracy trzy- lub czterozmianowej). Istnieje też możliwość automatycznego tworzenia grafiku na wybrany okres czasu. Taka pełna automatyzacja odciąża managerów odpowiedzialnych za planowanie czasu pracy pracownika i znacznie ułatwia późniejsze rozliczenia.
Dostosowanie planu pracy do konkretnego pracownika
Tworzenie harmonogramów pracy może być szybkie i skuteczne nawet w sytuacji, gdy poszczególni pracownicy zatrudnieni są na podstawie różnych umów. Opcja wygładzania czasu umożliwia określenie tolerancji dla spóźnień czy wcześniejszych wyjść z pracy. W odpowiednim module możesz też ustalić okres czasu, powyżej którego naliczane będą nadgodziny.
Monitorowanie niezgodności i odstępstw od grafiku pracy
Kontrola czasu pracy w systemie RCP daje pewność wychwycenia ewentualnych odstępstw i nieprawidłowości w grafiku, takich jak przekroczony minimalny odpoczynek dobowy (obowiązkowe 11 godz. przerwy w ciągu dnia), przekroczony minimalny czas przerwy (przy pracy powyżej 16 godz.), czy nakładające się urlopy.
Samodzielne monitorowanie tych zależności w przypadku każdego pracownika jest karkołomnym zadaniem, którego organizacja zajmuje mnóstwo czasu. System rejestracji czasu pracy pozwala zapobiec błędom i potencjalnym konfliktom harmonogramowym, zapewniając płynność funkcjonowania firmy i optymalnie wykorzystanie dostępnych zasobów ludzkich.
Możliwość wprowadzania zmian w zaplanowanym harmonogramie
Harmonogramy wygenerowane w narzędziu RCP charakteryzują się dużą elastycznością. Pracodawca bądź inne uprawnione osoby mają możliwość wprowadzania zmian w grafiku w każdej chwili. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy przy planowaniu harmonogramu doszło do jakiejkolwiek pomyłki. Grafik można modyfikować dowolną ilość razy, a system uwzględni i na nowo przeliczy wszystkie dane.
Regularne powiadomienia dla pracowników i pracodawcy
Zarówno kadra zarządzająca, jak i pozostali pracownicy otrzymują powiadomienia online dotyczące harmonogramu, w tym te o wprowadzanych korektach i innych zmianach. Każdy jest na bieżąco informowany, co poprawia komunikację wewnątrzzespołową i zmniejsza ryzyko ewentualnych nieporozumień.
Swobodne zarządzanie grafikiem
Pracodawca, kierownicy czy managerowie mogą zadecydować, w jaki sposób przekażą harmonogram pozostałym osobom z firmy. Mogą wydrukować go dla całego zespołu, wybranego działu / grupy pracowników czy dla pojedynczej osoby i umieścić go w widocznym miejscu, np. na ścianie korkowej w głównym biurze czy pokoju socjalnym. Oczywiście można też wysłać grafik w formie elektronicznej na służbowy adres e-mail.
Zalety planowania harmonogramu w systemie rejestracji czasu pracy RCP
Zastanawiasz, jakie konkretne korzyści zapewnia system rozliczania czasu pracy z modułem do automatycznego tworzenia grafików? Przekonaj się, dlaczego warto wybrać to rozwiązanie.
- Oszczędność czasu dla pracodawcy – główna i niepodważalna zaleta wiąże się z możliwością odciążenia pracodawcy/kadry zarządzającej w procesie manualnego planowania grafików. Dzięki temu, że harmonogram zostaje przygotowany automatycznie, mogą oni skupić się na innych, priorytetowych obszarach działalności firmy i zyskują znacznie więcej czasu.
- Zgodność grafików z przepisami Kodeksu Pracy – grafiki respektują przepisy prawa pracy i uwzględniają wszystkie najważniejsze aspekty, takie jak urlopy wypoczynkowe, dni wolne od pracy z tytułu 5-tygodniowego tygodnia pracy i wiele innych.
- Wygoda obsługi – system RCP jest intuicyjny w obsłudze i gwarantuje większy komfort pracy na co dzień.
- Planowanie okresów rozliczeniowych – dostosowanie okresu rozliczeniowego do regulaminu danego przedsiębiorstwa. Możliwość określania długości przerw, zakresu godzin nocnych, wolnych dni itd.
- Skuteczne rozliczanie czasu pracy oraz godzin nadliczbowych – wyliczenie pracy każdego pracownika z uwzględnienie godzin standardowych, pracy w godzinach nocnych czy nieobecności.
- Lista obecności online – możliwość sprawdzenia, czy dany pracownik przyszedł do pracy, o której odbił się w rejestratorze, jak długo był na przerwie, czy się nie spóźnił itd.
- Integracje z innymi systemami – zarówno tradycyjne, jak i mobilne systemy rejestracji czasu pracy dają możliwość generowania raportów i transferowania ich do zewnętrznych systemów kadrowo-płacowych w celu rozliczeń.