Zarządzanie czasem pracy w dziale logistyki – rób to skutecznie

Zarządzanie czasem pracy w dziale logistyki to nie jest łatwa sprawa. Rozsądne, logiczne, efektywne i sprawiedliwe planowanie czasu pracy wymaga czasu i odpowiednich programów. W magazynie o zmiennej ilości zleceń wymaga to szybkiej adaptacji, elastyczności i nieustannego doskonalenia, ale przy liczonej w dziesiątkach czy setkach osób obsadzie nawet nieomylny perfekcjonista kiedyś się pomyli. Z pomocą przychodzą rozwiązania z dziedziny HRM, czyli systemy zarządzania zasobami ludzkimi oraz monitorowanie czasu pracy. Jak mogą wpłynąć na poprawę efektywności operacyjnej i zapewnić dobre samopoczucie całego zespołu? Zobaczmy, jakie korzyści przynoszą.

Kontrola czasu pracy i planowanie grafików z pomocą systemu zarządzania – zawsze w zgodzie z przepisami

Efektywne zarządzanie czasem pracy to kompromis między możliwościami, a wymaganiami. Tyczy się to przydzielania pracowników do wykonywania zadań zgodnie z ich kompetencjami, dotrzymania terminów realizacji zamówień i przestrzegania zapisów Kodeksu pracy. Optymalizacja w magazynach jest wypadkową tych trzech czynników, ale to tylko wierzchołek góry lodowej, bo funkcjonowanie każdego z nich to długa lista współzależności.

Narzędzia do tworzenia bardziej elastycznych grafików, które automatycznie reagują na zmieniające się potrzeby, pozwalają na sprawne działanie magazynu, niezależnie od jego wielkości czy liczby zatrudnionych. Dla planistów ważne jest tworzenie harmonogramów dostosowanych do aktualnej liczby zamówień, zaplanowanych dostaw i rozładunków oraz zdarzających się w każdej branży sytuacji nieprzewidzianych. Zagadnienie czasu pracy to wrażliwa kwestia, z którą powiązane są regulacje prawne.

Do monitorowania liczby przepracowanych godzin wszystkich zatrudnionych służy ewidencja czasu pracy, zaś do jej prowadzenia jest zobowiązany każdy pracodawca. Jak wskazuje Kodeks pracy, liczba godzin dla każdego pracownika nie może być większa niż 8 w ciągu doby i 40 w ciągu pięciodniowego tygodnia pracy. Jeśli zaś zmiany trwają 10 do 12 godzin, wydłużony wymiar czasu pracy równoważy się dodatkowym dniem wolnym w tygodniu.

Przeczytaj także: Archiwum elektroniczne w produkcji. Wersja, rewizja i ścieżka akceptacji

Zarządzanie czasem pracy w dziale logistyki –  główne korzyści RCP

Planowanie zapotrzebowania na siłę roboczą dla osoby odpowiedzialnej za płynną pracę magazynu nie jest rzeczą prostą. Mając możliwość podejmowania decyzji dotyczących procesów magazynowych w oparciu o konkretne dane łatwiej przydzielać zadania oraz rotować pracownikami. Główne korzyści RCP to:

• Zwiększenie rentowności – Inwestycja w system do rejestracji czasu pracy prowadzi do eliminacji nieefektywnych obszarów logistyki, co przekłada się na wyższą rentowność.
• Kontrola zachowań pracowników – System pozwala na kontrolowanie zachowań pracowników w każdym aspekcie ich pracy.
• Przejrzystość zadań – Zapewnia całkowitą przejrzystość zadań zlecanych przez operatorów magazynu.
• Śledzenie procesów wewnętrznych – Umożliwia szczegółowe śledzenie procesów zachodzących wewnątrz magazynu.

Jak zwiększyć produktywność i wydajność magazynu?

Modelowanie predykcyjne pomaga przewidywać szczyty zamówień, pozwala przygotować zespół na nadchodzący okres intensywnej pracy i umożliwia sprawne zarządzanie personelem. Dane agregowane przez oprogramowanie monitorujące czas pracy umożliwiają dogłębną analizę, co pozwala na doskonalenie strategii zarządzania.

Poza kontrolą przepracowanych godzin, automatycznym obliczaniem nadgodzin i dostępnych dni urlopowych, system pomaga w identyfikacji wąskich gardeł, czyli nieefektywnych procesów magazynowych. Jest to możliwe przez wgląd w szczegółowe dane na temat wydajności poszczególnych osób, dzięki czemu brygadzista lub kierownik magazynu może podjąć stosowne kroki. Być może ktoś wymaga dodatkowego szkolenia lub wykazuje potencjał do wykonywania konkretnych zadań? Trzeba pamiętać, że nie każdy pracownik jest skłonny zasygnalizować, że coś jest ponad jego możliwości lub sprawia mu problem, więc czasem trudno się o tym wprost dowiedzieć.

Informatyzacja magazynu pomaga zlokalizować operacje, które są zbyt skomplikowane i spowalniają realizowane procesy logistyczne. Pomaga to w budowaniu prostej ścieżki dla każdego zadania, która nie jest pójściem na skróty z pominięciem ważnego punktu kontrolnego, ani długą drogą wijącą się przez magazyn. Firmy zajmujące się logistyką magazynową mogą oczekiwać nie tylko wyraźnej poprawy wskaźników wydajności, ale również szybkiego zwrotu z inwestycji. Redukcja generowanych strat poprzez usprawnienia w zakresie planowania i gospodarki magazynowej to zauważalna oszczędność kosztów, nie wspominając o kilku siwych włosach mniej na głowach kierowników.

Funkcjonalność oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi – poznaj zalety NiceWorkTime

NiceWorkTime to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, które oferuje szereg funkcjonalności usprawniających ewidencję czasu pracy. Dzięki temu systemowi, firmy mogą precyzyjnie planować zmiany i rotację pracowników, dokładnie śledzić czas rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, a także rejestrować nieobecności, takie jak choroby, urlopy czy szkolenia. NiceWorktTme jest dostępne dla firm każdej wielkości, w różnych branżach, i pozwala na szybkie zoptymalizowanie procesów związanych z czasem pracy.

• Planowanie zmian i rotacji – Umożliwia efektywne planowanie i rotację pracowników.
• Precyzyjne śledzenie czasu pracy – Dokładne rejestrowanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Rejestrowanie nieobecności – Automatyczne śledzenie nieobecności, takich jak choroby, urlopy czy szkolenia.
• Integracja z innymi systemami – Możliwość integracji z innymi programami biznesowymi, co zapewnia kompleksową kontrolę nad działalnością firmy.
• Zaawansowane raportowanie – Ułatwia analizę danych i podejmowanie decyzji związanych z funkcjonowaniem magazynu.
• Eliminacja ręcznych obliczeń wynagrodzeń – Integracja z systemem płacowym pozwala na automatyczne obliczanie wynagrodzeń.
• Elastyczność w nadzorowaniu pracy – Możliwość nadzorowania pracy z różnych urządzeń, takich jak komputer, smartfon czy tablet.
• Integracja z systemem kontroli dostępu – Przydatne w firmach, gdzie istnieją różne strefy dostępu dla pracowników, np. w obszarach z towarami niebezpiecznymi.

Więcej szczegółów dowiesz się tutaj >> NiceWorkTime

Ścisły harmonogram pracy a harmonia w miejscu pracy – jak to osiągnąć?

Budowanie przyjaznego środowiska pracy jest bardzo ważne z psychologicznego punktu widzenia. Przeciwdziała wypaleniu zawodowemu, sprzyja integracji pracowników oraz pozytywnej atmosferze. Warto rozważyć adaptację zasad lean management, gdyż sprzyja to wyeliminowaniu marnotrawstwa czasu i zasobów, a także pomaga wyznaczać konkretne cele.

Tworzenie elastycznych grafików pracy lub nowy system zmianowy pozwalają na zwiększenie liczby pracowników w godzinach największego obłożenia i ich redukcję, gdy jest mniej pracy w magazynie. Poprzez filozofię Kaizen można spróbować udoskonalić procesy metodą małych kroków dzięki zaangażowaniu każdego członka zespołu. To również pozwala na systematyczne eliminowanie czynników spowalniających pracę. W ustalaniu priorytetów sprawdza się zastosowanie macierzy Eisenhowera, która jest świetnym narzędziem do dzielenia zleceń na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieważne, oraz nieważne i niepilne.

Inwestycja w ergonomię i poprawę warunków panujących w magazynie czy też wydzielenie miejsc wypoczynku wpłynie na dobre samopoczucie i zaangażowanie pracowników. Inwestycja w moduł kontroli czasu pracy wyeliminuje błędy ludzkie związane z ręcznym zbieraniem danych i będzie skokiem jakościowym jeśli chodzi o mądre kierowanie pracą całego magazynu. Połączenie zalet obu inwestycji pozwoli identyfikować problemy na podstawie wiarygodnych danych i pomoże w realizacji wyznaczonych celów. Specjalistyczne oprogramowanie NiceWorktime przynosi korzyści widoczne niemal natychmiastowo oraz długofalowe zyski, zwiększając konkurencyjność przedsiębiorstwa w wielu dziedzinach.