Zagadnienie bezpieczeństwa danych oraz poufności korespondencji jest dla kancelarii prawnych kwestią absolutnie priorytetową. Stosowane metody muszą być adekwatne do rangi przechowywanej dokumentacji, gdyż na każdej kancelarii ciąży odpowiedzialność karna, dyscyplinarna oraz cywilna. Dotyczy to między innymi przypadkowego zniszczenia, usunięcia bądź zniekształcenia posiadanych dokumentów. Do zachowania tajemnicy zawodowej są zobligowani adwokaci i radcy prawni jako przedstawiciele zawodów zaufania publicznego. Kwestia interesów zawodowych oraz dobrego imienia kancelarii jest niezmiernie ważna i obowiązuje dla każdego jej pracownika. Wybór odpowiednich zabezpieczeń jest w tym wypadku zagadnieniem złożonym i wymagającym rozsądnego zaplanowania.
Bezpieczne przechowywanie danych osobowych oraz poufność korespondencji w świetle przepisów
Konieczność wdrożenia systemu ochrony danych osobowych w kancelariach prawnych to temat poruszany od lat. Zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń i zarządzanie nimi jest ważne nie tylko z punktu widzenia ochrony interesów klientów, ale przede wszystkim dla wiarygodności kancelarii w świetle przepisów prawa.
Każda kancelaria, również jednoosobowa, zgodnie z przepisem zawartym w art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 2135), jest administratorem danych. To oznacza, że powinna stosować się do przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, a także dokumentów niejawnych. Zobowiązania dotyczące tego obszaru są sprecyzowane obowiązującym od 25.05.2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, tzw. RODO). Z jakim ryzykiem muszą liczyć się kancelarie i o jakie zabezpieczenia zadbać?
Wytyczne w zakresie bezpieczeństwa – o czym każdy notariusz, radca prawny i adwokat muszą wiedzieć?
Codzienna praca kancelarii opiera się o ciągłe przetwarzanie informacji i setek stron dokumentów. Wśród nich są dane osobowe zwykłe, jak i dane szczególnie chronione, czyli dane wrażliwe, zwane sensytywnymi, które dotyczą na przykład poglądów politycznych przynależności wyznaniowej, stanu zdrowia, ale również informacji na temat wyroków czy orzeczeń o ukaraniu. Ich wyciek w niepowołane ręce byłby katastrofalny w skutkach, dlatego ich poufność jest sprawą najwyższej wagi.
Kancelarie muszą zadbać o stworzenie systemu bezpieczeństwa informacji w sposób kompleksowy i wziąć pod uwagę następujące aspekty:
- Ochrona fizyczna dostępu do danych, czyli odpowiednie zabezpieczenia lokalu, w którym są one przechowywane;
- Bezpieczeństwo organizacyjne i odpowiedzialność spoczywająca na wszystkich osobach zatrudnionych w kancelarii, ale także realizowanie praw osób, których te dane osobowe dotyczą;
- Regulacje prawne i przepisy, dotyczące przetwarzania danych osobowych, klauzule, umowy;
- Bezpieczeństwo technologiczneurządzeń i systemów, na których przechowywane są dane, w tym nadzór nad nimi, poufność korespondencji oraz archiwizacja i kopie danych dokumentów.
Bezpieczeństwo w kancelarii prawnej – terminal biometryczny i geometria twarzy
Fizyczne zabezpieczenia obiektu, w którym mieści się kancelaria, dotyczą odpowiedniego wyposażenia, na które składają się atestowane szafy do przechowywania dokumentów poufnych i danych osobowych, certyfikowane drzwi, zamki, kraty czy rolety. Dodatkowe środki zapobiegawcze powinny obejmować system alarmowy i monitoring wraz z kontrolą dostępu do pomieszczeń.
Inwestycja w nowoczesne rozwiązania podnosi poziom zabezpieczeń przed próbami nieautoryzowanego wejścia lub siłowym sforsowaniem drzwi. W tym celu można wykorzystać biometrię i terminale z technologią rozpoznawania twarzy, które rozpoznają osoby z niemal 100% dokładnością, eliminując ryzyko fałszywych identyfikacji. Niezawodność i szybka weryfikacja oraz bezproblemowa integracja z istniejącymi systemami kontroli dostępu sprawiają, że jest to doskonałe rozwiązanie dla ochrony pomieszczeń kancelarii.
Bezpieczeństwo danych klientów i ochrona systemów teleinformatycznych
Zagadnienia związane z dostępem do sprzętu komputerowego, plików i korespondencji dotyczą zabezpieczeń przed próbą ataków hakerskich lub przypadkowym wyciekiem wrażliwych danych. Stąd konieczność szyfrowania danych, korzystania z zaawansowanych rozwiązań chmurowych, regularnego tworzenia kopii zapasowych oraz stosowania mocnych haseł dostępu z wieloetapowym uwierzytelnianiem.
O cyberbezpieczeństwo warto zadbać stosując kompleksowe rozwiązanie, z wykorzystaniem systemu UTM, który integruje kilka ważnych funkcji bezpieczeństwa – monitoruje, analizuje i chroni ruch sieciowy w czasie rzeczywistym. Czym jest UTM i dlaczego to doskonałe rozwiązanie dla kancelarii?
Ochrona poczty elektronicznej, dostępu do sieci i zapobieganie atakom hakerskim
UTM to skrót od Unified Threat Management i jest to system, który pozwala zabezpieczyć sieć na wielu płaszczyznach. Jego funkcjonalność polega na udostępnieniu wielu narzędzi cybersecurity w ramach jednego rozwiązania. UTM jest projektowany tak, by chronić sieci komputerowe przed szerokim spektrum zagrożeń, takich jak wirusy, malware, ataki typu DDoS, phishing, czy nieautoryzowany dostęp.
Rozróżniamy dwa rodzaje UTM, czyli sprzętowy (fizyczne urządzenie instalowane w sieci) i programowy (oprogramowanie działające na serwerach lub komputerach). W przypadku kancelarii prawnych to właśnie ten drugi rodzaj będzie można łatwo wdrożyć, ponieważ programowe UTM instaluje się na istniejącej infrastrukturze. Jak wzrasta dzięki temu poziom bezpieczeństwa?
UTM skanuje ruch sieciowy oraz pliki, wykrywa i eliminuje wirusy, trojany, robaki i inne formy złośliwego oprogramowania, a także monitoruje sieć pod kątem podejrzanej aktywności i blokuje potencjalne zagrożenia, zanim wyrządzą szkody. Filtruje również niechciane wiadomości e-mail i blokuje próby wyłudzenia informacji oraz umożliwia tworzenie bezpiecznych, szyfrowanych połączeń VPN, zapewniając poufność i integralność przesyłanych danych.
Backup zasobów, szyfrowanie danych i wykorzystanie chmury – aspekty cyberbezpieczeństwa w kancelariach
W kwestii ochrony danych i informacji zgromadzonych na różnych nośnikach nie można zapominać o regularnym wykonywaniu kopii zapasowych. Każda kancelaria powinna zadbać o backup nie tylko ze względów formalnych, ale przede wszystkim praktycznych. Cykliczne tworzenie kopii danych, która może zostać użyta do przywrócenia oryginalnych informacji w razie awarii sprzętu, ataków złośliwego oprogramowania, usunięcia plików czy innych nieprzewidzianych sytuacji, zapewnia spokój wszystkim pracownikom kancelarii.
W myśl powiedzenia „nie pytaj, czy przydarzy się awaria, tylko kiedy to się stanie”, wdrożenie niezawodnego systemu backupu jest istotne dla zapewnienia ciągłości działania i uniknięcia poważnych problemów, związanych z utratą reputacji i zaufania. Backup wykonuje się zgodnie z ustalonym harmonogramem i zachowaniem tzw. reguły 3-2-1: przechowywanie trzech kopii danych na dwóch różnych nośnikach, z jedną kopią przechowywaną poza siedzibą kancelarii.
Wybór metody tworzenia kopii danych można skonsultować ze specjalistami od systemów IT z Nicesoft, którzy na podstawie przeprowadzonego audytu zasugerują optymalne rozwiązanie. Wraz z tworzeniem kopii zapasowych warto zadbać również o archiwizację danych, które nie są obecnie wykorzystywane, ale mogą być potrzebne w przyszłości.
Poziom cyfrowych zagrożeń stale rośnie i dotyczy każdej branży w równym stopniu. Kancelarie są przedsiębiorstwami podwyższonego zaufania, a to właśnie zaufanie i renoma, zdobywane przez lata, są jedną z najistotniejszych kwestii dla prawników. Powierzenie zadań związanych z odpowiednim zabezpieczeniem danych specjalistom nie tylko minimalizuje zagrożenie wycieku informacji, ale pozwala również skorzystać z wielu udogodnień w codziennej pracy, które daje nowoczesna technologia.
W Nicesoft zajmujemy się marketingiem i systemami IT. Z nami możesz bezpiecznie zarządzać dokumentacją w firmie czy monitorować czas pracowników. U nas możesz także zamówić system CRM, copywriting, tworzenie stron internetowych i nie tylko. Sprawdź naszą ofertę!
