Państwowa Inspekcja Pracy jest organem uprawnionym do kontrolowania firm zatrudniających pracowników. Może ona podjąć czynności między innymi w sprawie dokumentacji pracowniczej, w tym w odniesieniu do ewidencji czasu pracy każdego pracownika. W naszym artykule zapoznasz się ze wszystkimi niezbędnymi informacjami w tym zakresie.
Czym zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy?
To organ powołany już w 1919 r. Odpowiada za kontrolowanie przestrzegania prawa pracy przez przedsiębiorców, którzy zatrudniają pracowników. Do zadań inspektorów pracy należy inicjowanie kontroli w razie pojawienia się uzasadnionych przesłanek, wskazujących na działalność niezgodną z obowiązującymi przepisami prawa, a następnie ustalanie stanu faktycznego na podstawie przedłożonych dokumentów i ewentualne nakładanie kar.
Państwowa Inspekcja Pracy działa na podstawie Kodeksu pracy oraz ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. W trakcie swojej działalności kieruje się również szeregiem innych aktów prawa, co dotyczy na przykład rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Polecany wpis: Archiwizacja dokumentacji księgowej – prawidłowa archiwizacja dokumentów
Kontrola prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika
Do podstawowych obowiązków inspektorów pracy należy podejmowanie kontroli w zakresie rejestracji czasu pracy. Mogą oni weryfikować całą dokumentację dotyczącą pracowników, a także sposób jej przechowywania czy aktualność i zgodność z przepisami prawa. Obejmuje to na przykład kwestie związane z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy czy pracą w niedzielę lub w święto.
Kontrola rozliczania czasu pracy i wypłacania wynagrodzeń pracownikom
Każdy inspektorat pracy jest uprawniony do kontroli rozliczania czasu pracy pracowników i uzyskiwanego w związku z tym wynagrodzenia. Sprawdzeniu może podlegać wysokość zarówno płacy zasadniczej, jak i określonych dodatków do niej, w tym za godziny nadliczbowe.
Kontrola w odniesieniu do bezpieczeństwa i higieny pracy czy legalności zatrudnienia
Każdy pracodawca musi zapewnić w swojej firmie odpowiednie warunki BHP. Także i zagadnienia z tym związane leżą w gestii inspektorów pracy. Służy to zapobieganiu chorobom zawodowym czy wypadkom w pracy. Równie istotna jest kontrola w zakresie legalności zatrudnienia, czyli na przykład tego, czy pracownik związał się z zakładem pracy umową przewidzianą w Kodeksie pracy.
Jak powinno wyglądać prawidłowa ewidencja czasu pracy?
Program do monitorwania czasu pracy od Nicesfot
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ma ona na celu prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy (np. dodatków za nadgodziny, nocne zmiany, dyżury, urlopy itp.).
- Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika i zawierać m.in.:
- liczbę przepracowanych godzin (w tym nadgodziny),
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- dni wolne od pracy,
- urlopy wypoczynkowe i okolicznościowe,
- zwolnienia lekarskie,
- czas pracy w porze nocnej,
- dyżury pracownicze,
- delegacje i inne usprawiedliwione nieobecności.
Brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Co ważne – kontrola może zostać przeprowadzona w każdej chwili, dlatego warto zadbać o porządek i zgodność z przepisami na bieżąco.
Jaki może być sposób ewidencji czasu pracy przyjęty w firmie?
Potrzebujesz sytemu do monitorowania pracowników oraz maszyn? Skontaktuj się z nami!
telefon: +48 12 446 69 15
mail: biuro@nicesoft.pl
Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Zdecydowanie rekomendujemy to drugie rozwiązanie, gdyż wiąże się z:
- znaczną oszczędnością czasu – pracownicy nie muszą tracić go na każdorazowe wypełnianie kart, gdyż przed wejściem na teren firmy oraz w momencie opuszczania jej siedziby mogą dokonać autoryzacji za pomocą czytników umieszczonych w drzwiach;
- ograniczeniem papierowego obiegu dokumentów, co jest istotne zarówno ze względów ekonomicznych, jak i ekologicznych;
- ogromną wygodą – dostęp do dokumentów pracowniczych jest możliwy z każdego miejsca z dostępem do internetu.
Akta osobowe pracodawca musi prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika, dlatego w pewnym momencie może pojawić się problem z ich przechowywaniem. Dzięki archiwum elektronicznemu taki problem nie wystąpi.
Może Cię zainteresować: Elektroniczna ewidencja czasu pracy – jaki jest najlepszy program?
Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą czasu pracy?
Co do zasady, dokumentację w sprawach rozliczania czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat od momentu zakończenia przez pracownika pracy w danym miejscu. Jeśli jednak umowa o pracę została z nim podpisana w 2019 r. lub później, czas ten wynosi 10 lat.
Teoretycznie więc w tym okresie inspektor pracy może skontrolować dokumentację dotyczącą ewidencji, wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, którą zgodnie z przepisami prawa powinieneś wytworzyć i zgromadzić w bezpiecznym miejscu. W praktyce jednak pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy kontrolują akta z ostatnich 3 lat. Jest to związane z tym, że roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się właśnie po tym okresie.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać w razie kontroli ze strony inspektora pracy?
Aby skutecznie rozliczyć czas pracy pracowników, powinieneś gromadzić i ewidencjonować różnorodne dane z nim związane. Dotyczą one:
- liczby godzin przepracowanych, w tym w ramach pracy w porze nocnej – na wypadek kontroli trzeba mieć precyzyjne dane o godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru w każdym dniu;
- godzin nadliczbowych;
- dni wolnych od pracy;
- rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy, a także wszelkich innych usprawiedliwionych bądź nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy musi zawierać wszystkie przewidziane prawem akta. Jeśli pojawią się w niej jakieś braki, można narazić się na przykre konsekwencje. Dlatego ewidencja czasu pracy w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmująca wskazane dane, powinna być prowadzona na bieżąco i rzetelnie. Dzięki temu nie powstaną w jej ramach żadne nieścisłości.
Jakie są zasady kontroli PIP w odniesieniu do przepisów prawa pracy?
Kontrola godzin pracy może Cię dotknąć w każdej chwili, dlatego zawczasu warto się do niej przygotować. Poniżej opiszemy, jakie są zasady takiej kontroli i kiedy może Cię ona spotkać.
W jakich sytuacjach i kogo może skontrolować inspektor pracy?
Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy mogą zostać skontrolowane na skutek rutynowych działań ze strony Państwowej Inspekcji Pracy albo skargi jednego lub kilku pracowników. Ważne jest to, że możesz, ale nie musisz zostać poinformowany o takiej kontroli – może ona zostać podjęta w sposób niezapowiedziany, bez uprzedzenia. Dlatego warto działać w taki sposób, aby nie była ona dla Ciebie zaskoczeniem.
Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Jeśli więc zatrudniasz nawet tylko jednego pracownika, możesz się spodziewać wizyty inspektora pracy. Nie ma przy tym znaczenia, na podstawie jakiego stosunku pracy pracują u Ciebie dane osoby – może to być zarówno umowa o pracę, jak i umowa cywilnoprawna (zlecenia, o dzieło). Kontrola może objąć także firmy, które powinny stosować się do zasad organizacji pracy związanych z ograniczeniem handlu w niedzielę.
Jak długo i gdzie może być realizowana kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?
Kontrola ewidencji czasu pracy w celu sprawdzenia, czy wszystko odbywa się zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, może trwać ściśle określony czas. Zależy on od tego, ilu pracowników zatrudniasz. Wynosi maksymalnie:
- 12 dni roboczych w przypadku mikroprzedsiębiorców, czyli podmiotów, które zatrudniają najwyżej 9 pracowników;
- 18 dni roboczych w odniesieniu do małych przedsiębiorców, u których maksymalne zatrudnienie może wynieść 49 pracowników;
- 24 dni robocze – pozostali przedsiębiorcy.
Kontrola ze strony Państwowej Inspekcji Pracy może zostać zrealizowana w miejscu pracy. Musisz udostępnić inspektorom wszystkie pomieszczenia, w których przechowujesz dokumenty dotyczące rozkładu czasu pracy i ewidencji pracowniczej. Część czynności może zostać podjęta także w okręgowym inspektoracie pracy.
Jakiej dokumentacji może dotyczyć kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?
Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować akta dotyczące obecności w pracy wszystkich bez wyjątku pracowników, również tych, którzy na co dzień nie przebywają w firmie i współpracują z Tobą na podstawie różnych umów. Inspektorzy mogą przeglądać nie tylko akta osobowe, ale też instrukcje, regulaminy i procedury dotyczące czasu pracy, które obowiązują w Twojej firmie, a nawet decyzje innych organów, w tym ZUS-u.
Jak się przygotować do kontroli dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy w formie elektronicznej? Elektroniczna ewidencja czasu pracy PIP
Z uwagi na to, że taka kontrola może mieć charakter niezapowiedziany, cały czas zwracaj szczególną uwagę na to, aby rzetelnie i dokładnie prowadzić ewidencję czasu pracy. Uporządkuj akta pracownicze i zapewnij do nich łatwy dostęp osobom, które odpowiadają za sprawy kadrowe i księgowe. Dzięki temu nie narazisz się na dotkliwe kary, w tym na mandat czy na grzywnę w wysokości nawet do 30 tys. zł.
Przeczytaj także: Zarządzanie czasem pracy w dziale logistyki – rób to skutecznie
Bibliografia:
- Adamczyk K., Prowadzenie ewidencji czasu pracy – czy to jest obowiązek pracodawcy?, https://procesy-biznesowe.impel.pl/strefa-wiedzy/obsluga-kadrowo-placowa/prowadzenie-ewidencji-czasu-pracy-czy-to-jest-obowiazek-pracodawcy/.
- Bogucka K., Kontrole PIP ujawniają nieprawidłowości w ewidencjonowaniu czasu pracy, https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006767518,Kontrole-PIP-ujawniaja-nieprawidlowosci-w-ewidencjonowaniu-czasu-pracy.html.
- Ilnicka B., Ewidencja czasu pracy – nie daj się zaskoczyć kontroli PIP, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ewidencja-czasu-pracy-nie-daj-sie-zaskoczyc-kontroli-pip.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369.
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141.
- Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20070890589.
