System archiwizacji dla dokumentów bankowych – jaki program wybrać?

Dokumenty wytworzone w banku mogą zawierać wiele danych wrażliwych. Jeśli nie będą odpowiednio przechowywane, istnieje na przykład ryzyko ich zniszczenia albo kradzieży i wykorzystania przez hakerów do działalności przestępczej. Jak się przed tym uchronić? Idealnym rozwiązaniem jest archiwizacja dokumentacji w formie cyfrowej. Sprawdź, jaki system elektroniczny najlepiej się do tego nadaje.

Na czym polega archiwizacja dokumentów bankowych?

To ogół czynności w zakresie przechowywania, sortowania, katalogowania i likwidacji różnego rodzaju dokumentów. W przypadku banku są to:

• dokumenty wytworzone w związku z nabywaniem przez klientów poszczególnych produktów (kont, kart, kredytów itp.) – chodzi między innymi o umowy, wyciągi i wydruki, polecenia przelewu czy czeki;
• dokumenty podatkowe, kadrowe czy inwentaryzacyjne.

W ramach archiwizacji dowody księgowe i inne typy dokumentów, które są generowane w trakcie działalności bankowej, powinny być przechowywane w efektywny i bezpieczny sposób.

Dlaczego umowy z klientami czy księgi rachunkowe i podatkowe należy przechowywać we właściwy sposób?

Warto wiedzieć nie tylko, w jaki sposób, ale również jak długo trzymać dokumenty związane z działalnością bankową. Optymalne zarządzanie dokumentami jest niezbędne, aby bank działał sprawnie i zgodnie z przepisami prawa.

Szybki obieg dokumentów

Prawidłowe praktyki w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów wytworzonych w związku z działalnością banku pozwolą na sprawną wymianę danych między jego poszczególnymi działami czy oddziałami. Jest to kluczowe, aby zapewnić jego bezproblemowe funkcjonowanie i szybką obsługę klientów.

Łatwy dostęp do dokumentacji

Dzięki archiwizacji można w jednym miejscu zgromadzić kopie dokumentów. Umożliwi to wygodny dostęp do nich zawsze, gdy zajdzie taka potrzeba, na przykład w obliczu kontroli ze strony jakiegoś organu.

Dobrze zorganizowana archiwizacja usprawnia zarządzanie dokumentacją i ogranicza czas potrzebny na wyszukiwanie konkretnych danych, co zwiększa efektywność pracy zespołu oraz pozwala uniknąć opóźnień i błędów wynikających z braku dostępu do kluczowych informacji. Ponadto nowoczesne systemy archiwizacji, często zintegrowane z cyfrowymi bazami danych, umożliwiają zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej – co dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa oraz umożliwia dostęp do dokumentacji zdalnie, w bezpieczny sposób.

Zgodność z przepisami prawa

Księgi rachunkowe, dokumenty podatkowe czy akta pracownicze trzeba przechowywać w taki sposób, aby nie uległy zniszczeniu przez określony czas. Jeśli zadbasz o ich prawidłową archiwizację, nie musisz martwić się o to, że naruszysz któryś z przepisów prawa.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczne przechowywanie dokumentów bankowych zmniejszy ryzyko kradzieży danych, co mogłoby mieć katastrofalne następstwa dla banku i jego klientów. Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do wycieku danych osobowych, haseł czy informacji o transakcjach, co niesie poważne konsekwencje – zarówno finansowe, jak i wizerunkowe. Dla klientów skutki takie jak oszustwa finansowe czy kradzież tożsamości mogą być dramatyczne, a dla banku wiązać się z utratą zaufania klientów, karami finansowymi oraz ogromnymi kosztami odbudowy reputacji. Dlatego bezpieczne przechowywanie i zarządzanie dokumentami oraz stałe szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych stanowią fundament bezpiecznego funkcjonowania instytucji bankowych.

Przeczytaj także: Archiwizacja dokumentacji księgowej – prawidłowa archiwizacja dokumentów

Jakie są zasady archiwizacji dokumentacji bankowej? Jaki okres przechowywania dokumentów jest prawidłowy?

W każdym banku zarządzanie rejestrami danych i informacjami musi odbywać się ściśle według przepisów prawa. Kwestie z tym związane uregulowano w różnych aktach, jak:

• prawo bankowe – ustawę wydano w dniu 29 sierpnia 1997 r.;
• ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków.

Dokumentacją bankową należy zarządzać w taki sposób, aby było to zgodne również z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z RODO (wynika to z tego, że bank jest administratorem danych osobowych), a także z normami dotyczącymi okresu przechowywania formularzy pracowniczych (kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.) oraz z uregulowaniami podatkowymi (ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r.).

Jak długo przechowywać dokumenty bankowe? Dokumenty dotyczące działalności banku trzeba trzymać przez określony czas. Termin przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej oraz transakcyjnej to okres co najmniej 5 lat po zakończeniu roku obrotowego. W przypadku dokumentacji pracowniczej jest to okres co najmniej 50 lat, jednak dla stosunków pracy nawiązanych począwszy od 2019 r. dokumenty należy przechowywać przez okres 10 lat.

Prawidłowe zasady archiwizowania dokumentów obejmują oznaczenie kategorii archiwalnych. Możesz je pogrupować zarówno chronologicznie, jak i pod względem rodzaju dokumentów czy ich tematyki.

Jak przechowywać dokumenty księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne wytworzone w banku – w formie elektronicznej czy papierowej?

System przechowywania dokumentów w banku może być realizowany w formie papierowej. Jest to jednak nieefektywny i mało wygodny sposób, gdyż powoduje tworzenie sterty papierów, które trzeba gdzieś trzymać, a nie zawsze jest na to miejsce. Poza tym rodzi istotne zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych. Także nośnik zewnętrzny, taki jak pamięć masowa, nie do końca się sprawdzi, gdyż jest narażony na uszkodzenia, na przykład po upadku z dużej wysokości.

Znacznie lepszym rozwiązaniem w zakresie archiwizacji dokumentów jest cyfrowy system zarządzania umowami. To idealne rozwiązanie dla każdego banku, gdyż centralizuje wszystkie czynności, w tym gromadzenie, przetwarzanie czy niszczenie dokumentów.

Jakie zalety ma cyfrowe archiwum dokumentów bankowych?

Elektroniczne przetwarzanie dokumentów w banku to korzyści związane z:

• automatyzacją obiegu dokumentów – nie trzeba ręcznie ich przenosić między działami, co usprawnia procesy realizowane w banku;
• stałą kontrolą nad gromadzeniem i przetwarzaniem danych, co jest istotne na przykład w kontekście spełnienia wymogów stawianych przez RODO;
• wygodnym kategoryzowaniem umów, w taki sposób, jaki jest dla Ciebie najwygodniejszy – możesz je pogrupować nie tylko chronologicznie, ale również według rodzaju produktu czy usługi albo kategorii klientów (detaliczni, korporacyjni itp).

Dzięki elektronicznej obsłudze dokumentów skutecznie wyeliminujesz ryzyko ich uszkodzenia w wyniku na przykład pożaru. Poza tym zapobiegniesz wielu błędom, które mogłyby zostać popełnione przez pracowników podczas archiwizowania umów i doprowadzić do wyjątkowo negatywnych skutków, łącznie z karami finansowymi na przykład za niedopełnienie ustawowych wymogów związanych z okresem archiwizacji dokumentacji.

Każdy bank ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych czy dokumentacji pracowniczej oraz wypełnienia uregulowań w zakresie RODO. Warto to sobie ułatwić i w ramach archiwizacji zrezygnować z dokumentów papierowych na rzecz elektronicznych.

Jaki system elektroniczny do przechowywania dokumentacji bankowej wybrać?

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów wytworzonych przez bank, najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie czynności z tym związanych firmie zewnętrznej. Na rynku dostępnych jest wiele systemów, dlatego na pewno zadasz sobie pytanie, który z nich wybrać?

W przypadku banków związane z ich prowadzeniem dokumenty łatwo posegregujesz i przechowasz dzięki systemowi IT, który ma kompleksowy charakter i obejmuje cały cykl życia umów. Dzięki takiemu systemowi możesz nie tylko archiwizować dokumenty, ale również generować je i potwierdzać za pomocą elektronicznych podpisów, a po tym, jak upłyną terminy określone w ustawie o rachunkowości i innych aktach prawnych, niszczyć je.

Efektywne zarządzanie dokumentami zapewnia system, który jest ponadto:

• scentralizowany i działa w jednym zintegrowanym środowisku;
• elastyczny i skalowalny, a więc taki, którego można łatwo dostosować do konkretnego banku, w tym pod kątem poziomu zatrudnienia;
• bezpieczny, wyposażony w nowoczesne rozwiązania, które zapewnią dokumentom odpowiednią ochronę;
• funkcjonalny – w trakcie bieżącej działalności banku bardzo przyda się na przykład funkcja inteligentnego monitorowania terminów oraz zobowiązań i należności.

Wszystkie spośród tych wymagań spełnia program oferowany przez firmę Nicesoft – NiceDMS do zarządzania dokumentacją. Warto postawić na tego dostawcę również z tego względu, że zapewnia szereg innych rozwiązań informatycznych, które przydadzą się podczas działalności bankowej. Jest to na przykład intranet, czyli sieć wewnętrzna, która jest wyjątkowo przyjaznym środowiskiem wymiany danych oraz współpracy. Intranet przyczyni się do lepszej organizacji codziennej pracy w banku, do szybkiej komunikacji między poszczególnymi działami i pracownikami oraz do łatwiejszego delegowania zadań, jak również do zwiększenia bezpieczeństwa dzięki ograniczeniu zewnętrznych połączeń.