System RCP to nowoczesne oprogramowanie służące do sprawnego rozliczania czasu pracy pracowników. Jest to jedna z jego podstawowych funkcjonalności, ale z pewnością nie jedyna, którą warto omówić szerzej. Jakie jeszcze możliwości zapewnia system do ewidencji czasu pracy? Jakie są korzyści tego rozwiązania dla pracowników, a jakie z punktu widzenia pracodawcy? Poznaj najważniejsze funkcje systemu RCP.
System RCP do rejestracji czasu pracy – co to jest?
RCP to narzędzie do automatycznego rejestrowania i rozliczania czasu pracy pracowników zatrudnionych w danej firmie. Klasyczne warianty tego systemu składają się z dwóch elementów – rejestratora czasu pracy (mogą to być również specjalne sterowniki, czytniki kart lub karty zbliżeniowe) oraz oprogramowania. Pracownicy zbliżają swoje karty do czytnika przy wchodzeniu i wychodzeniu z pracy, a dane o tych zdarzeniach trafiają do bazy danych, gdzie są zapisywane i przechowywane.
Coraz popularniejszym wyborem są elektroniczne systemy RCP, które składają się wyłącznie z części software’owej, czyli z oprogramowania. Takie programy mogą być obsługiwane z poziomu dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona. To polecane rozwiązanie dla firm, które dopuszczają możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej.
System do rozliczania czasu pracy – jakie firmy mogą z niego korzystać?
Zgodnie z polskimi przepisami kadrowo-płacowymi każda firma zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie – niezależnie czy jest to mała firma, czy korporacja zatrudniająca setki czy tysiące osób. Obowiązek ten reguluje Kodeks Pracy (art. 281 pkt 6), a za jego niedopełnienie pracodawcy grozi wysoka grzywna.
W teorii system rozliczania czasu pracy można prowadzić za pomocą… długopisu i kartki papieru z listą obecności. Na dłuższą metę takie rozwiązanie jest jednak niewygodne i przysparza mnóstwa problemów, a do tego stwarza pole do pomyłek lub fałszerstw.
Właśnie dlatego coraz więcej firm z różnych branż decyduje się na wdrożenie elektronicznego systemu kontroli czasu pracy. Jakie podmioty powinny wybrać system RCP?
- Firmy z branży administracji, marketingu – program do kontroli i rejestracji czasu pracy to idealne rozwiązanie dla firm, które pracują w modelu zdalnym lub hybrydowym.
- Firmy przemysłowe – system RCP pozwala łatwo zaplanować godziny pracy dla magazynierów czy pracowników produkcji.
- Firmy budowlane – dzięki funkcjom elektronicznego systemu RCP możliwe jest kontrolowanie pracy specjalistów pracujących w terenie.
- Placówki medyczne – organizacja czasy pracy medyków w szpitalach, przychodniach i innych placówkach będzie znacznie prostsza dzięki wykorzystaniu sprawdzonego systemu RCP.
- Firmy z branży HoReCa – zarządzanie planem pracy w hotelach i restauracjach bywa problematyczne z uwagi na skomplikowane, nieregularne grafiki. Program RCP sprawdzi się tutaj idealnie.
- Placówki oświatowe – system rejestracji czasu pracy pozwala w prosty sposób zarządzać pracą nauczycieli i wykładowców.
Sprawdź najważniejsze funkcjonalności systemu RCP
System RCP pozwala na znacznie więcej niż tylko rejestrację godzin wejść i wyjść pracowników. Rozbudowane funkcjonalności tego oprogramowania umożliwiają zbieranie i analizowanie wszystkich kluczowych informacji dotyczących czasu pracy – w tym m.in. liczby nadgodzin, przerw w pracy czy wniosków urlopowych. Przejrzysty wgląd w te dane usprawnia realizację codziennych zadań i przekłada się na sprawniejsze funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Skuteczna ewidencja czasu pracy
System RCP pozwala rejestrować czas pracy w pełnym zakresie, z uwzględnieniem każdego zdarzenia. Możesz monitorować status obecności pracowników, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, spóźnienia, długość i częstotliwość przerw, wcześniejsze wejścia czy późniejsze wyjścia. W programie znajdziesz również informacje dotyczące urlopów, zwolnień lekarskich i innych planowanych nieobecności.
Pracownik może wygodnie kontrolować i rejestrować swój czas pracy z poziomu portalu pracowniczego, gdzie ma też możliwość umieszczenia komentarzy do poszczególnych zdarzeń. Funkcjonalności dla przełożonych (np. kadry managerskiej), działu HR i pozostałych osób zatrudnionych w firmie pozwalają łatwo zarządzać i weryfikować czas pracy w formie elektronicznej ewidencji, co gwarantuje płynność wszystkich działań.
Jak działa system RCP – analiza czasu pracy
W systemie RCP można kontrolować czas pracy poświęcony na realizację konkretnych zadań lub procesów na poszczególnych etapach produkcji. W ten sposób można łatwo określić, jak długo pracownicy zajmują się swoimi obowiązkami i ile czasu realnie potrzebują na wykonanie wybranych zadań.
Zarządzanie grafikiem pracy
Funkcja planowania grafiku online to oszczędność czasu, pieniędzy i papieru. Dzięki temu możesz zarządzać czasem pracy specjalistów z każdego obszaru Twojej firmy, pracujących w różnych trybach – stacjonarnym, zdalnym, zmianowym itd. Planując grafik online w systemie RCP, wygodnie sprawdzisz ewentualnie niezgodności, takie jak nakładanie się grafików, zbyt mała liczba godzin na odpoczynek dobowy lub tygodniowy itd. Możesz również skorzystać z funkcji automatycznego tworzenia grafiku pracy, konfigurując podstawowe dane. Wygenerowany harmonogram można później dowolnie modyfikować.
Generowanie czytelnych raportów
W dowolnym momencie możesz pobrać raporty e-mail z wybranych modułów systemu RCP, bądź ustawić automatyczną wysyłkę po każdym dniu, tygodniu czy miesiącu. Wszystkie najważniejsze informacje trafią na Twoją skrzynkę mailową, co pozwoli Ci nimi łatwo zarządzać i podejmować kluczowe decyzje dotyczące funkcjonowania firmy i pracy poszczególnych pracowników.
Wyliczanie nadgodzin i wynagrodzeń
Jedną z głównych funkcjonalności systemu RCP jest możliwość automatycznego rozliczania pensji i dodatkowo przepracowanych godzin.
- Nadgodziny – sprawne rozliczanie przez odbiór lub wypłatę, zatwierdzanie nadgodzin przez przełożonych, większa czytelność dzięki ograniczeniu kumulacji pojedynczych minut.
- Wynagrodzenia – uproszczony system wynagrodzeń oparty o realnie przepracowane godziny, automatycznie wyliczane kwoty dla każdego pracownika.
Zarządzanie wnioskami urlopowymi
Dzięki funkcji elektronicznych wniosków urlopowych zyskujesz kontrolę nad składaniem, planowaniem i rozpatrywaniem urlopów w Twojej firmie. Wszystkie procesy zostają w pełni zautomatyzowane, a zarządzanie nimi możliwe jest z poziomu przeglądarki internetowej bądź urządzenia mobilnego. Możesz spersonalizować proces składania i akceptacji wniosków, określając m.in. osoby odpowiedzialne za ich rozpatrywanie.
System rejestracji czasu pracy online – nowoczesne rejestratory pracy
Pracownicy mogą rejestrować swój czas pracy, korzystając z profesjonalnych rejestratorów, takich jak:
- rejestrator czasu pracy na kody QR – wykorzystujący identyfikatory z indywidualnym kodem QR;
- rejestrator czasu pracy na karty NFC – urządzenia wyposażone w technologię czytników NFC to dobrze znane i bezpieczne rozwiązanie gwarantujące dokładność i bezpieczeństwo danych;
- rejestrator czasu pracy IP68 – urządzenie mobilne o zwiększonej wytrzymałości, idealny wybór np. dla firm budowlanych;
- foto-rejestracja – rozwiązanie zapobiegające skanowaniu karty przez pracownika, który nie jest jej posiadaczem;
- smartfon – ściągając odpowiednią aplikację, można przekształcić telefon w mobilny rejestrator czasu pracy.
Integracja z innymi systemami
Bardzo częstym rozwiązaniem, szczególnie w przypadku dużych firm, jest połączenie narzędzi RCP z innym oprogramowaniem – np. z systemem kontroli dostępu do danych bądź określonego obszaru budynku, a nawet z systemem bezpieczeństwa obiektu. Takie instalacje wykorzystują zaawansowane rejestratory czasu pracy oparte na biometrycznych cechach pracowników.
Łatwy eksport danych do systemu kadrowo-płacowego
Raporty i podsumowania generowanie w systemach rejestracji czasu pracy można eksportować do zewnętrznych programów do zarządzania głównymi procesami biznesowymi – w tym do systemu ERP porządkującego kwestie kadrowo-płacowe.